Die Regelungen sind von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden. Gleiches gilt für die Quellen, aus denen sich Regularien ergeben. In Betracht kommen insbesondere der Anstellungsvertrag, die Dienstwagenordnung oder – soweit vorhanden – ein Dienstwagenüberlassungsvertrag. Häufig finden sich in allen drei Vertragswerken Regelungen zum Nutzungsumfang des Fahrzeugs.

Rechtsanwalt Dr. Christoph Hartleb: „Die wichtigste Frage ist, ob ein Fahrer das Firmenfahrzeug überhaupt in sein Urlaubsland mitnehmen darf. Hier gibt es in den getroffenen Vereinbarungen durchaus Einschränkungen, teilweise bezogen auf die Allgemeine Bedingungen für die Kfz-Versicherung, teilweise aber auch auf willkürlich gewählte Länder. In diesem Zusammenhang lohnt sich durchaus ein Blick auf die Vorgaben zu dem Umfang der abgeschlossenen Versicherung.“

Da bei einer Privatfahrt der Mitarbeiter bei entsprechendem Verschulden regelmäßig voll haftet, ist eine Vollkaskoversicherung gut für das eigene Sicherheitsgefühl. In diesem Zusammenhang ist auch von Interesse, ob für das Fahrzeug ein Schutzbrief besteht und in welchem Umfang hierauf im Schadensfall zurückgegriffen werden kann.

Schließlich sollten Firmenwagenfahrer vor Reiseantritt klären, ob und in welchem Umfang eine zur Verfügung gestellte Tankkarte auch im Urlaub genutzt werden darf. Hier gibt es häufig Vorgaben, dass beispielsweise Kraftstoffe und andere Betriebsmittel nicht oder nur limitiert mit der Tankkarte während der Urlaubszeit bezahlt werden dürfen. So vermeiden Fahrer, dass nach Urlaubsende eine unerfreuliche Diskussion mit der Lohnbuchhaltung erfolgt.

Selbstverständlich ist, dass sich der Firmenwagennutzer vor Reiseantritt – wie jeder andere Pkw-Fahrer auch – von dem ordnungsgemäßen Zustand des Fahrzeugs überzeugt. Dies betrifft dann nicht nur den Zustand, der in der Bundesrepublik Deutschland vorgegeben ist, sondern muss auch den gesetzlichen Vorgaben im Ausland entsprechen. So müssen z.B. in anderen Ländern genauso viele Warnwesten an „Bord“ sein, wie sie der Anzahl der Sitzplätze entspricht.

„Bei längeren Reisen wechseln sich die Fahrer des Fahrzeugs häufig vernünftigerweise zur Vermeidung von Übermüdung ab. Aber auch hier lohnt ein Blick in die Vereinbarung, die mit dem Arbeitgeber geschlossen wurde. In manchen Verträgen finden sich Hinweise darauf, dass z. B. Kinder gar nicht oder nur dann, wenn sie ein gewisses Alter haben und/oder schon über eine gewisse Dauer die Fahrerlaubnis besitzen, den Firmenwagen führen dürfen“, so Dr. Hartleb abschließend und rät: „Damit nach der Rückkehr aus dem Urlaub die Erinnerungen ungetrübt sind, sollten Firmenwagenfahrer die verschiedenen Aspekte vor Reiseantritt gründlich checken.“  

Und nicht zu vergessen: Ins Gepäck gehören für den Notfall auch alle wichtigen Servicehotlines für Panne, Unfall & Co. des Leasinggebers, ob in Papierform oder einer digitalen Fahrer-App, wie sie LeasePlan, einer der führenden Autoleasing- und Fuhrparkmanagement-Anbieter, den Fahrern als Service zur Verfügung stellt.

Weitere Informationen:

https://www.leaseplan.com/de-de/neuigkeiten-termine/mit-dem-firmenwagen-in-die-schoenste-zeit-des-jahres/

https://www.leaseplan.com/de-de/mein-leasingauto/