Anfang gut, alles gut

Die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit mit japanischen Unternehmen sind vertrauensvolle persönliche Beziehungen. „Japaner machen lieber mit Freunden Geschäfte als mit Fremden“, erklärt Koichi Tomizawa. „Sie sind sehr personenbezogen und kaufen etwas, wenn sie dem Verkäufer vertrauen. In Deutschland zählen eher Siegel und Zertifikate, die für ein gutes Produkt stehen“. Besonders wichtig: Das erste Zusammentreffen sollte auf jeden Fall von Angesicht zu Angesicht stattfinden.

Geschenke

Für Japaner sind kleine Geschenke ein wichtiger Akt der Höflichkeit. Haben Sie bei Ihrer Reise am besten etwas Typisches aus Deutschland dabei, das der Chef unter seinem Team aufteilen kann. „Zudem werden in Japan zweimal im Jahr traditionell Geschenke gemacht. Von Juli bis Mitte August heißt diese Zeit ‚Ochugen‘ und im Dezember ‚Oseibo‘. Nutzen Sie diese Geschenktraditionen für eine unerwartete persönliche Überraschung verbunden mit einem Dank für die gute Zusammenarbeit.“

Verbindungen schaffen

Smalltalk mit Japanern darf gerne persönlich werden. „Gemeinsamkeiten finden ist der Schlüssel. Das schafft eine Verbindung“, so Tomizawa. Beim regelmäßigen privaten Austausch entsteht langfristig eine Geschäftsbeziehung, wie sie die Japaner schätzen. Besonders wichtig: das gemeinsame Essen, das Freizeitprogramm im Rahmen eines Besuchs oder gar die Zigarettenpause. „Enge Beziehungen kennen keine Tabus. Zu Beginn spricht man jedoch besser nicht über Politik im Allgemeinen, die japanisch-chinesischen Beziehungen, die Verantwortung des Kaisers im Krieg und ähnliche Themen.“ 

Ho-Ren-So 

Nicht nur die Kommunikation, auch die Arbeitsweisen unterscheiden sich. Koichi Tomizawa stellt klar: „In Deutschland glänzt, wer eine Aufgabe selbstständig und eigenverantwortlich ausführt. Japanische Mitarbeitende erwarten eine engmaschige Betreuung bei ihren Projekten durch den jeweiligen Vorgesetzten. Deshalb erstatten sie diesem sehr oft Zwischenberichte und lassen sich ihr geplantes Vorgehen zunächst bestätigen. Doch was für deutsche Verhältnisse unselbstständig scheint, hat in Japan sogar eine eigene Bezeichnung: Ho-Ren-So, das häufige Konsultieren.“

Holschuld 

Ungewöhnlich für Deutsche ist auch das Prinzip der Holschuld von Vorgesetzten. In Japan gehört es zu den Aufgaben von höher gestellten Personen, fehlende Informationen bei Mitarbeitenden oder Lieferanten zu erfragen. Ho-Ren-So und Holschuld funktionieren zusammen und gleichen sich aus: „Je mehr Ho-Ren-So gemacht wird, umso weniger Holschuld hat der Höhergestellte“, ergänzt Tomizawa.

Nemawashi als Managementmethode

Japanische Vorsetzte treffen als hierarchisch Übergeordnete alle Entscheidungen. Die Fachkompetenz liegt aber meist im Team. Teammitglieder können ihre Ideen dem Entscheider nur vorab im informellen Vier-Augen-Gespräch zuspielen, nicht im Rahmen einer Teamdiskussion. In großer Runde verkündet der Teamleiter lediglich Ergebnisse: denn das oberste Gebot ist es, die Harmonie zu wahren. Tipp: Sie möchten Entscheidungen auf japanischer Seite beeinflussen? Lassen Sie sich Organigramme zusenden und finden Sie heraus, wer die Berater im Team sind. 

Leise ist laut

Japaner sind eher still, sie hören zu und hitzige Diskussionen sind nicht ihre Sache. „Sie tragen quasi einen Verstärker im Ohr, der sie empfänglich macht für leise Worte und sanfte Kritik. Die direkte deutsche Art ist oft zu laut für sie“, erklärt Tomizawa. „Japaner haben eine ausgeprägte Schamkultur, ein Gesichtsverlust ist für sie unverzeihlich. Äußern Sie Kritik nur im kleinstmöglichen Kreis und nach dem Sandwich-Prinzip: Positives zu Beginn und am Ende“. Anerkennung von japanischer Seite erkennen Sie an häufiger Aufmerksamkeit in Form von gut verpackter kleiner Kritik – denn Lob macht selbstzufrieden. Ignoriert man Sie, spricht dies nicht für gute Geschäftsaussichten. 

Redepausen 

Typisch sind auch längere Pausen zwischen Redebeiträgen. Diese Ruhe und Bedächtigkeit kann dazu führen, dass Sprechzeiten in einem Meeting zu Ungunsten der japanischen Delegation ausfallen. Erstellen Sie am besten einen genauen Ablauf mit Zeitangaben zu den geplanten Beiträgen und Themen. „So eine konkrete Planung hilft Japanern, sich vorzubereiten und die Sprechzeiten ausgewogen zu halten.“  

Fettnapf und dann?

„Japaner haben Verständnis für Fehler, sie vergeben einen Ausländerbonus. Wichtig ist nur, dass diese nicht immer wieder passieren“. Achten Sie daher auf scheinbar unbedeutende Reaktionen. Folgt auf eine Frage ein Lächeln statt einer Antwort, dann möchte und wird Ihr Gegenüber nicht antworten. Leiten Sie auf ein anderes Thema über und fragen Sie bei einer guten Beziehung nachträglich bilateral vorsichtig, was nicht so gut war und wie man es besser machen könnte. Bei größeren Fehlern des Rangniedrigeren steht auf jeden Fall eine Reise etwa zum Kunden an.

Auch wenn der Beziehungsaufbau und die -pflege aufwendig sind, lohnt sich die Investition in solch deutsch-japanische Partnerschaften, die oft viele Jahre andauern. Ein japanisches Sprichwort besagt: Auch eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt.

Englandflair geht auch virtuell                                              

Das Besondere: Eine Sprachschule in England führte die Kurse der beiden Mädchen durch. Maxie und Anne sind sich sicher: Es fühlt sich einfach anders an, wenn der Kursleiter in einem anderen Land sitzt. Außerdem hat Anne, die sich aufs Abitur in Englisch vorbereitet, besondere Ansprüche an die Aussprache: „Ich lege Wert darauf, den britischen Akzent zu lernen und meine Lehrer an der Schule sprechen eher amerikanisches Englisch. Mir war es wichtig, dass ich von englischen Muttersprachlern unterrichtet werde.“

Sprache und mehr

Insgesamt war Anne begeistert vom Lernklima zwischen ihr und ihren Lehrern, die sie in Einzelstunden unterrichteten: „Ich konnte ohne Druck und mit Spaß lernen.“ Als Bonus bekam sie Tipps für Lernfortschritte nach dem Kurs, zum Lösen von Verständigungsproblemen, viele kulturelle Infos und mehr: „Was ich besonders interessant fand — wir haben einen Vergleich gezogen zwischen dem britischen und dem deutschen Schulsystem.“ Auch Annes jüngere Schwester Maxie fühlte sich durch den Kurs motiviert: „Ich wurde einfach offener, Englisch zu sprechen als vorher. Die Sprache habe ich viel schneller gelernt als in der Schule. Das lief alles spielerisch.“

Online die Welt treffen

Obwohl in Maxies Gruppenkurs alle Teilnehmer an ihren heimischen Schreibtischen blieben, war sie beeindruckt vom Gemeinschaftsgefühl. „Aktuell trifft man einfach nicht so viele Menschen. Deswegen war es schön, online mal ganz neue Leute kennenzulernen.“ Auch das internationale Flair, das Sprachreisen vor Ort für gewöhnlich ausmacht, war da. Teilnehmer aus Polen, Frankreich, Italien und Japan schalteten sich dazu. Bei Übungen in kleinen Gruppen, in den sogenannten Breakout-Rooms, konnten die Jugendlichen ausgiebiger untereinander quatschen. „Anfangs war es komisch, sich nur auf dem Bildschirm zu sehen. Aber nach einer Zeit haben wir uns unterhalten und ich habe ein paar Freundschaften geschlossen.“ Mit einigen Teilnehmern schreibt Maxie noch immer — natürlich auf Englisch, ganz nebenbei.

Bingo im Breakout-Room

Beide Mädchen hatten fünf Tage lang vormittags eine Stunde Unterricht. Für Gruppenkursteilnehmerin Maxie ging es nachmittags mit einer Stunde Freizeitprogramm weiter. Dort spielte sie mit den anderen Schülern Bingo, ging auf Recherche für ein Quiz, es wurden Lieder gesungen und gemalt. „Es gab immer was zu lachen.“

Auch für kleines Budget

„Weil Kosten für Reise und Unterbringung entfallen, ist ein Onlinekurs deutlich günstiger als eine Sprachreise ins Land“, so Marion Wesener, Expertin für Schülersprachreisen bei den gemeinnützigen Carl Duisberg Centren. Außerdem sind die Kurse keine tagesfüllende Veranstaltung. Es bleibt in den Ferien noch reichlich Zeit für andere Freizeitaktivitäten.

Weitere Informationen bei den gemeinnützigen Carl Duisberg Centren, Tel. 0221/1626-209, sprachreisen@cdc.de, www.cdc.de/spr-kids-online   

Small-Talk is the Key
Zeit ist Geld, in Deutschland wie auch in den USA. Aber wie im persönlichen Gespräch, ist Small Talk in virtuellen Meetings das Salz in der Suppe und keine Zeitverschwendung. Denn ein harmonisches Arbeitsumfeld mit angenehmem sozialem Umgang ist für das Selbstbild und die Wertschätzung vieler US-Amerikaner erwünscht. Zwischengespräche und zusammen Lachen gehören zur amerikanischen Meeting-Kultur. Vermeiden Sie in jedem Fall einen direkten Themeneinstieg. Dieser wirkt abrupt und kalt. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit für einen freundschaftlichen Austausch – auch wenn es oberflächlich klingt. Versuchen Sie es mit Herzlichkeit und echtem Interesse. Oder stellen Sie ein paar Fragen, bevor jemand zum Thema überleitet.

Let’s talk about
Anders als per Mail oder Telefon, ist man im virtuellen Raum über den persönlichen Kontakt näher dran an aktuellen Entwicklungen vor Ort. Kritische Themen ansprechen, ja oder nein? Themen wie etwa COVID-19 können Sie kurz oberflächlich ansprechen, um Interesse an der Lage vor Ort zu zeigen. Fokussieren Sie das Gespräch aber auf persönliche Aspekte, wie die Frage nach dem Wohlbefinden von Familien- und Freundeskreis und achten Sie auf die Reaktion Ihres Gesprächspartners. Sport, Arbeit, Urlaub oder Kultur sind immer dankbare Gesprächsanlässe. Oder zeigen Sie Anerkennung für erbrachte Leistungen des Gegenübers. Lob ist herzlich willkommen – auch für normale Aufgaben. Denn in den USA sind Erfolgserlebnisse sehr wichtig für die persönliche Identität.

Vorsicht Fettnapf
Debatten über Maskenpflicht und den Umgang mit Corona dagegen sind kein guter Aufhänger für einen harmonischen Small Talk. Vorsicht daher bei allem, was Politik, soziale Klassen, Religionen und Minderheiten angeht. Auch wenn Sie zu diesen Themen nach Ihrer Meinung gefragt werden, ist das keine Vorlage für eine Diskussion. Antworten Sie sehr vorsichtig und möglichst neutral und wechseln Sie wenn möglich das Thema. Seien Sie sich immer Ihrer Position als Außenstehender bewusst und gehen Sie nicht davon aus, dass andere derselben Meinung sind.

Time for Business
Small Talk gut und schön. Doch wie schaffen oder erkennen Sie eine Überleitung zum eigentlichen Thema? Gerade virtuell ist es hilfreich, sprachliche Feinheiten zu beherrschen und die Zeichen für einen Themenwechsel zu erkennen. Tendenziell ist amerikanischer Small-Talk länger als in Deutschland, obwohl es regionale Unterschiede gibt: Südstaaten, Westküste und mittlerer Westen nehmen sich dafür mehr Zeit als der Nord-Osten. Wenn Sie selbst das Meeting angesetzt haben, sollten Sie zum Thema überleiten. Ähnlich wie im Deutschen hilft hier ein „so“, „okay“, „how about we get down to business?“ oder „let’s focus on our topic now”. Ansonsten warten Sie lieber ab, bis die einladende Person zum geschäftlichen Teil überleitet.

Alles klar
Auch in den USA kommuniziert man direkt, aber auf andere Weise als in Deutschland. Klarheit ist das Ziel, im virtuellen Raum noch mehr als im realen Kontakt. Wiederholung ist dabei das Mittel der Wahl. Das Wiederholen von Sachverhalten unterstreicht eine Einigung oder ein gemeinsames Verständnis. Sätze wie „let’s just recap this“ oder „just to make sure we’re on the same page” unterstreichen dies. Auch wenn Ihnen Dinge klar sind: verwenden Sie explizit diese Sätze, damit alle anderen Gesprächspartner im Boot sind. Sie haben eigene sprachliche oder inhaltliche Unklarheiten? Greifen Sie zu offenen Fragen. Statt „I didn’t understand that“ stellen Sie Fragen wie „what exactly did you mean by…?“. Oder wiederholen Sie, was Sie verstanden haben und lassen Sie Ihr Gegenüber die Lücken füllen.

Kurz und knackig
Vor allem bei Präsentation im virtuellen Raum heißt es: weniger ist mehr. Deutsche nennen oft viele Details. Wenn etwas nicht explizit gesagt wird, existiert es nicht. Amerikaner sind mehr an der praktischen Anwendung der Infos interessiert. Wenn Sie Hintergrundwissen benötigen, fragen Sie danach. Kommen zu viele Details, könnte die Frage kommen, wann Sie endlich zum Punkt kommen. Denken Sie nicht, dass eine kürzere Präsentation zu oberflächlich wirkt oder Ihrer Kompetenz nicht gerecht wird. Nennen Sie erst die Lösung, dann den Weg dahin. Begrenzen Sie sich auf das Nötigste und gliedern Sie gut, damit die Zuhörer nicht von Hintergrundwissen und Detailflut überwältigt werden.

Der Ton macht die Musik
Lebendige Sachdiskussionen, wie sie in deutschen Büros und auch auf deutschen Bildschirmen durchaus üblich und geschätzt sind, empfinden US-Amerikaner schnell als zu ernst oder zu kämpferisch. Beschäftigen Sie sich deshalb mit Ihrer virtuellen Wirkung und achten Sie hier besonders auf Ihre Intonation und Körpersprache. Vermeiden Sie eine zu intensive oder aggressive Tonlage und versuchen Sie es mit einem offenen und interessierten Blick. Verschränkte Arme kombiniert mit seltenem Blickkontakt empfindet Ihr virtuelles Gegenüber als abweisend. Tipp: Amerikaner schätzen einen offenen Blickkontakt. Damit dieser am Bildschirm besser glückt, platzieren Sie eine Webcam mittig vor dem Bildschirm oder erhöhen Sie diesen.

Gut verpackt
US-Amerikaner sind im weltweiten Vergleich für einen sehr direkten Kommunikationsstil bekannt: Bei der Äußerung von Kritik und dem Zuweisen von Aufgaben sind sie jedoch um ein Vielfaches zurückhaltender. Verpacken Sie Kritik gerade im virtuellen Raum, indem Sie sie mit positiven Themen oder Lob beginnen und abschließen. Verwenden Sie neutrale Wörter und Formulierungen wie „unfortunately“ oder „it seems that“ und vermeiden Sie wenn möglich die direkte Ansprache mit „you“. Auftauchenden Spannungen oder Streitpunkten begegnen amerikanische Kollegen, indem sie Harmonie herstellen, indem sie zum Beispiel sagen: „Maybe we can talk about that later”, “that’s not so important at the moment”, “I’m sorry, maybe I misunderstood you”, “we’ll find a solution for this”. Regeln Sie Unstimmigkeiten lieber im Nachhinein unter vier Augen.

Feierabend gibt es nicht
Große Flexibilität ist in Sachen Arbeitszeit gefragt: Rechnen Sie mit Terminvorschlägen auch außerhalb Ihrer Bürostunden. Viele US-Amerikaner fangen sehr früh an zu arbeiten, ein Meeting um sieben Uhr morgens ist keine Seltenheit. Eine strenge Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben gibt es nicht und ähnliches erwartet man auch von seinen Geschäftspartnern. An virtuellen Terminen nimmt man auch von zuhause aus teil oder aus dem Auto während der Fahrt zur Arbeit, wenn es zeitlich nicht anders möglich ist. Merken Sie bei Terminplanungen an, welche Zeit Ihnen am besten passt. Aber stellen Sie sich darauf ein, dass amerikanische Geschäftskunden Sie gegebenenfalls auch im Urlaub kontaktieren. Denn: Auch im virtuellen Raum ist der Kunde König.

Sprechen Sie lieber Englisch!

Auch wenn Deutsch und Niederländisch sich ähneln, ist es ein Irrglaube, dass die meisten Niederländer Deutsch sprechen. Setzen Sie Deutschkenntnisse nicht als selbstverständlich voraus. Nutzen Sie lieber Englisch als neutralere Gesprächsbasis und bevorzugte Geschäftssprache.

Vorsicht beim Duzen!

Duzen ist in den Niederlanden in den meisten Branchen zwar üblich, die Distanz zum Gegenüber bleibt trotzdem bestehen. Das niederländische „je“ ist dem englischen „you“ gleichzusetzen: Die Anrede mit „Du“ sollten Sie nicht direkt als Zeichen von Vertrautheit verstehen.

Direkt, direkter, Niederlande

Mehr noch als in Deutschland steht in den Niederlanden Direktheit hoch im Kurs. Nehmen Sie undiplomatisch erscheinende Aussagen nicht persönlich. Dies zeugt nicht von fehlender Diplomatie und steht dem informellen Austausch untereinander nicht im Weg. Leben Sie Ihre deutsche Direktheit also ruhig aus, aber vergessen Sie dabei nicht die persönliche Beziehungspflege!

Seien Sie offen für neue Vorgehensweisen

Aus einem ersten Meeting geht man in den Niederlanden oft lediglich mit einem groben Konzept heraus — Kennenlernen und Austauschen ist das Ziel. Details folgen erst später. Lassen Sie den deutschen Perfektionismus hinter sich und seien Sie offen dafür, Projekte auch anders anzugehen!

Zeigen Sie sich bescheiden

Besserwisser mag niemand: In den Niederlanden sind Titel eher zweitrangig und es herrschen flache Hierarchien. Im Büroalltag punkten Sie mit einem lockeren Auftreten kombiniert mit einer guten Prise Humor. Übertreiben Sie es jedoch nicht und nehmen Sie Ihren Gesprächspartner trotzdem ernst!

Hören Sie auch auf Assistenten

Vorgesetzte sind in den Niederlanden häufig Generalisten. In fachlichen Belangen haben sie daher nicht immer zwangsläufig das Sagen. Deswegen können Teammitglieder oder Assistenten in Entscheidungsprozessen genauso wichtig sein wie ihr Vorgesetzter. Tipp: Beobachten Sie im Meeting genau, wer das Sagen hat.

Planen Sie ausreichend Zeit für Entscheidungsprozesse ein

Im niederländischen Büroalltag ist Geduld ein hohes Gut, denn Besprechungen und Entscheidungsprozesse benötigen für deutsche Verhältnisse oft sehr viel Zeit. Jede Meinung zählt und muss gehört werden. Werten Sie späte Rückmeldungen daher nicht zwangsläufig als Desinteresse.

Stellen Sie sich auf ein reges Verhandeln ein

Die Niederländer lieben den Handel —  daher sind Rabatte, „Extras“ oder selbstgemachte „Spezials“ sehr beliebt! Beim viertwichtigsten Handelspartner Deutschlands kommt eine Mischung aus Direktheit und Ungezwungenheit in Verhandlungen gut an. Machen Sie sich mit verschiedenen Handelsstrategien vertraut, um bei unserem Nachbarn zu punkten.

Offenheit ist gefragt

Die Niederländer tauschen sich viel über ihr Privatleben aus. Im Vergleich zu Deutschland ist die Trennung zwischen privat und geschäftlich nicht so streng und der persönliche Umgang ein wichtiger Teil des Büroalltags. Lösen Sie sich von der deutschen Formalität: Geben Sie sich ungezwungen und offen!

Beziehungspflege am Freitag

In vielen niederländischen Firmen findet Freitagsnachmittags ein informeller Umtrunk mit Kollegen statt – zurzeit sogar virtuell. Die sogenannten „vrijdagmiddagborrels“, kurz „vrijmibos“, sind eine gute Gelegenheit, persönliche Beziehungen zu pflegen. Es lohnt sich bestimmt, den Besuch dieses Events bei der nächsten Reise mit einzuplanen oder – was noch einfacher ist – einen virtuellen Besuch abzustatten!