If the recipient is working remotely, attending a meeting or based elsewhere that day, the delivery remains incomplete. Without a structured process for these exceptions, parcels are returned to the mailroom, stored temporarily or added to another delivery round. This creates extra work and makes it harder to identify their current location.

Unavailable recipients create avoidable work

Hybrid working, shift patterns and flexible workplaces have made personal handovers less predictable. Incorrect room information, restricted building access and missing substitute arrangements can also prevent a parcel from reaching its intended recipient.

The mailroom team must then transport the shipment back, find a suitable storage location and decide whether another delivery attempt is required. For time-sensitive spare parts, work equipment or confidential documents, even a short delay can affect subsequent processes.

The situation becomes particularly difficult when the shipment status is not updated immediately. Employees may know that a parcel has entered the company but not whether it is still on a delivery round, back in the mailroom or waiting somewhere else.

A failed handover should never leave the status unclear

The COSYS software solution for internal mail distribution enables delivery employees to record an unsuccessful handover directly on a smartphone or mobile computer. They can select the reason and assign a clear status such as “Not delivered”, “Returned” or “Ready for collection”.

This creates a reliable basis for the next step. Instead of automatically sending the parcel out on another delivery round, the mailroom can move it to a central collection point and inform the recipient that it is ready.

A secure alternative to repeated delivery attempts

A smart locker gives undelivered parcels a defined and protected destination. The mailroom places the shipment in an available compartment and assigns it to the intended recipient. A notification then provides the information and credentials required for collection.

Depending on the configuration, the recipient can open the allocated compartment using a PIN, QR code, NFC or an employee ID card. Access is limited to the authorised person and the correct compartment. The parcel therefore remains protected without requiring the mailroom team to manage the handover in person.

Most importantly, another delivery attempt is no longer necessary. Employees can collect their parcels when they are back on site and at a time that fits their working schedule.

Flexible collection benefits both sides

A COSYS Smart Locker turns parcel collection into a controlled self-service process. This is particularly useful for companies with shift operations, hybrid teams, several buildings or large sites where recipients are not consistently available at one workplace.

For the mailroom, the system reduces repeated journeys and the amount of time spent coordinating individual handovers. For employees, it removes the need to visit the mailroom during limited opening hours. Secure compartments also provide a more organised alternative to storing undelivered parcels on desks, shelves or other open areas.

If a shipment is not collected within the defined period, reminders or follow-up actions can be triggered. This helps prevent parcels from being forgotten and compartments from remaining occupied unnecessarily.

A complete digital record of every collection

When a parcel is deposited, the software links the shipment, locker compartment and authorised recipient. The system records when the item was made available and when the compartment was opened.

This digital shipment history covers the entire process, from goods receipt and the failed delivery attempt to final collection. If a question arises, the mailroom can check the relevant status and events without searching through handwritten notes or paper-based handover lists.

The result is a clear chain of custody, even though the final handover takes place without a member of the mailroom team being present.

From failed delivery to secure collection in one workflow

COSYS connects mobile data capture during internal delivery rounds with secure collection through a smart locker. The delivery employee can record the unsuccessful handover with a mobile computer such as the Zebra TC201 before assigning the returned parcel to a locker compartment.

Shipment details remain available throughout the process. Status updates, recipient notifications, access management and confirmation of collection are handled as connected steps rather than separate workflows. Companies gain a flexible alternative to personal mailroom collection while keeping every movement of the parcel transparent.

Turn delivery exceptions into a reliable process

An unavailable recipient should not result in repeated journeys, unclear storage or time-consuming enquiries. Combining digital internal mail distribution with COSYS Smart Lockers gives undelivered parcels a secure destination and employees a flexible way to collect them. What begins as a failed delivery attempt becomes a controlled, documented and successfully completed handover.

Woran die Digitalisierung von Filialprozessen im Einzelhandel typischerweise scheitert

Die Schwachstellen liegen fast immer an den Übergängen der Abläufe. Wareneingänge in der Filiale werden nicht oder verspätet gebucht, Umlagerungen zwischen Standorten laufen telefonisch, Preisreduzierungen und Abschriften werden nachträglich erfasst. Der Bestand im ERP stimmt dann nicht mehr mit dem Regal überein.

Wirtschaftlich schlägt das doppelt durch: Ware, die im System liegt, aber nicht auffindbar ist, bindet Kapital und verhindert Verkäufe. Gleichzeitig steigen Suchzeiten, Differenzen bei der Inventur und der manuelle Korrekturaufwand in der Zentrale. Wer Click & Collect oder Ship-from-Store anbietet, braucht verlässliche, nachvollziehbare Bestandsdaten – ohne sie wird jede Omnichannel-Zusage zum Risiko.

Wie sich Retail Management Software ohne eigene Programmierung an bestehende Abläufe anpassen lässt

Der praktikable Weg liegt in modularer Software. Die COSYS Retail Management Software bündelt Filial-, Lager- und Fulfillment-Prozesse in einer Plattform und einer mobilen App. Module wie Wareneingang, Umlagerung und Filialtausch, Bestandsänderung, MHD-Kontrolle, Preisreduzierung, Retoure, Kommissionierung und Inventur lassen sich einzeln aktivieren und später erweitern.

Die Anpassung an die eigene Systemlandschaft übernimmt dabei COSYS: Schnittstellenmodule sowie Import- und Export-Skripte verbinden die Plattform mit dem vorhandenen ERP-System. Im laufenden Betrieb steuert der COSYS WebDesk die Prozesse, überträgt Aufträge und relevante Daten an die MDE-Geräte und führt die mobil erfassten Bewegungsdaten strukturiert zurück. Die bestehende Systemlandschaft wird dabei nicht ersetzt, sondern gezielt um mobile Prozesse ergänzt. Filialübergreifende Aufgaben lassen sich zusätzlich mit COSYS Task Management koordinieren.

Ebenso wichtig ist die wirtschaftliche Seite: Der Einstieg gelingt etwa mit Inventur oder Retourenabwicklung, Filialen, Nutzer, Geräte und Module kommen schrittweise dazu. Der Betrieb erfolgt wahlweise in der Cloud oder On-Premise, je nach IT-Strategie des Händlers.

Welche Hardware für die mobile Erfassung in Filiale und Lager sinnvoll ist

Neben der Software bietet COSYS mobile Hardware und ergänzende Services an. MDE-Geräte und Tablets unterstützen die Datenerfassung direkt am Regal, im Lager oder am Wareneingang. Mobile Drucker ermöglichen den Etikettendruck am Prozesspunkt.

COSYS MDM kann zentrale App-Verteilung, Gerätekonfiguration, Remotezugriff, Gerätestatus und weitere Verwaltungsfunktionen übernehmen. MDE-Services ergänzen den technischen Betrieb bei Bedarf.

Was künstliche Intelligenz bei der Auswertung von Handelsdaten beitragen kann

Durch die mobile Erfassung entstehen operative Prozess- und Bewegungsdaten, die im Backend für Auswertungen genutzt werden können. Die COSYS Prozessdatenanalyse ist im SaaS-Betrieb Bestandteil des WebDesk und unterstützt unter anderem die Analyse von Mustern, Trends und Prozessdaten.

Auf Basis der bereits im Backend vorhandenen Daten kann COSYS KI zusätzlich natürliche Sprachabfragen unterstützen. Sind die entsprechenden Informationen integriert, lassen sich beispielsweise Fragen stellen wie:

• „In welchen Filialen traten besonders viele Inventurdifferenzen auf?“
• „Welche Artikel wurden besonders häufig retourniert?“
• „Wo haben MHD-bedingte Abschriften zuletzt zugenommen?“

So wird aus operativer Datenerfassung eine zusätzliche Grundlage für Prozessverbesserung und Bestandssteuerung.

Praxistipp

Notieren Sie eine Woche lang in mehreren Filialen jeden Vorgang, der per Telefon, Zettel, E-Mail oder Excel geklärt wird. Diese Liste liefert eine konkrete Grundlage für Ihr Lastenheft.

Starten Sie anschließend mit dem Prozess, der am häufigsten manuelle Abstimmung verursacht. Erst wenn dieser stabil digital läuft, werden weitere Module oder Filialen ergänzt. So wächst die Lösung entlang der tatsächlichen Anforderungen des Betriebs.

Sie möchten Retail Management Software einsetzen, ohne eigene Entwicklerressourcen aufzubauen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu modularer Retail Software, ERP-Anbindung, mobiler Datenerfassung, Task Management und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.

Gerade auf größeren Produktionsstandorten endet die externe Sendungsverfolgung am Wareneingang. Anschließend muss die Lieferung beispielsweise zur Instandhaltung, ins Ersatzteillager oder direkt zu einer Produktionshalle gelangen. Erfolgt diese Werkslogistik über Telefon, E-Mail, Laufzettel oder Zuruf, entstehen Informationslücken. Im ungünstigsten Fall verlängert sich dadurch der Maschinenstillstand, obwohl das benötigte Ersatzteil längst auf dem Werksgelände liegt.

Vom Wareneingang bis zur Maschine nachvollziehbar

An einer Produktionslinie fällt am Vormittag eine Komponente aus. Der Lieferant verschickt das Ersatzteil per Express. Um 13:20 Uhr wird die Sendung am zentralen Wareneingang angenommen, während die zuständige Instandhaltung mehrere Hallen entfernt arbeitet.

Genau hier übernimmt die interne Sendungsverfolgung. Mit der COSYS Inhouse Logistik Software wird die Sendung bei der Annahme per Barcode erfasst und dem vorgesehenen Empfänger oder Ziel zugeordnet. Anschließend lässt sich ein priorisierter Transportauftrag für die interne Weiterbeförderung erstellen. Start, Ziel, Inhalt und Priorität sind digital hinterlegt.

Die Disposition sieht den Auftrag im COSYS WebDesk und weist ihn beispielsweise einem Mitarbeiter, Fahrzeug oder einer bestehenden Tour zu. Abholung, Verladung und Auslieferung werden anschließend mobil per MDE-Gerät oder Smartphone dokumentiert. Verantwortliche können dadurch nachvollziehen, ob das Ersatzteil noch im Wareneingang liegt, bereits übernommen wurde oder sich auf dem Weg zur Instandhaltung befindet.

Ausgabeautomaten entkoppeln Übergaben von Anwesenheitszeiten

Nicht jedes Ersatzteil muss persönlich übergeben werden. Gerade in Unternehmen mit Schichtbetrieb entstehen unnötige Wartezeiten, wenn Material zwar angekommen ist, die zuständige Person aber gerade nicht verfügbar ist.

Hier kann COSYS einen Ausgabeautomaten in den Prozess integrieren. Das Ersatzteil wird einem geeigneten Fach zugeordnet und digital eingelagert. Der berechtigte Mitarbeiter erhält Zugriff auf das vorgesehene Fach und kann das Teil selbstständig entnehmen. Einlagerung und Entnahme werden dokumentiert.

Das eignet sich beispielsweise für häufig benötigte Ersatzteile, Werkzeuge oder Betriebsmittel sowie für dringende Lieferungen, die außerhalb der regulären Besetzung von Materialausgabe oder Instandhaltung eintreffen. Unterschiedliche Fachgrößen ermöglichen dabei auch die Bereitstellung verschieden großer Gegenstände.

Werkslogistik nicht nur verfolgen, sondern analysieren

Für Produktions- und Logistikverantwortliche reicht es langfristig nicht aus, lediglich zu wissen, wo sich eine Sendung befindet. Interessant wird auch, warum bestimmte interne Transporte länger dauern als andere.

Die im Tagesgeschäft entstehenden Prozessdaten können im COSYS WebDesk mit Business Intelligence ausgewertet werden. Dazu gehören beispielsweise Transportdurchlaufzeiten, Wartezeiten, Sendungsmengen, Strecken, Aufträge und Auslastungen. Auch die Nutzung der Ausgabeautomaten lässt sich hinsichtlich Fachauslastung, Belegungsdauer oder Nutzungsmustern analysieren. Ebenso können Handlungsempfehlungen und Auffälligkeiten aus der Datengrundlage generiert werden.

Zeigt sich etwa regelmäßig eine lange Zeitspanne zwischen Paketannahme und interner Abholung, lässt sich genau dieser Abschnitt der Werkslogistik untersuchen. Statt Optimierungsmaßnahmen auf Vermutungen aufzubauen, erhalten Sie eine belastbare Datengrundlage.

COSYS verbindet die einzelnen Schritte der Werkslogistik

Der Mehrwert liegt deshalb nicht in einem einzelnen Scan. COSYS verbindet Postverteilung, innerbetrieblichen Transport und Ausgabeautomaten zu einem durchgängigen Prozess. Ergänzend stehen Business Intelligence und Prozessdatenanalyse zur Verfügung. Bestehende Lager-, Behälter- oder weitere Logistikprozesse können über den modularen Aufbau ebenfalls eingebunden werden.

COSYS liefert dazu nicht nur die Software. Mobile Datenerfassungsgeräte und weitere Hardware, Einrichtung, Integration, Support und Services können ebenfalls aus einer Hand bereitgestellt werden. Dadurch entsteht ein skalierbares Gesamtsystem für mittelständische und größere Produktionsstandorte, anstatt für jeden Teilprozess eine separate Insellösung einzuführen.

Gerade bei zeitkritischen Ersatzteilen kann diese Transparenz entscheidend sein: Die externe Zustellung ist dann nicht länger das Ende der Sendungsverfolgung. Der digitale Prozess reicht bis zu dem Punkt, an dem das Ersatzteil dort verfügbar ist, wo es tatsächlich gebraucht wird.

Werkslogistik jetzt digital testen

Sie möchten nachvollziehen, wie sich Ersatzteile, Sendungen und innerbetriebliche Transporte mit COSYS digital erfassen und verfolgen lassen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die mobilen Prozesse unverbindlich. Für eine individuelle Lösung rund um Werkslogistik, innerbetrieblichen Transport und Ausgabeautomaten berät Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Behälterbewegungen digital erfassen und verwalten

Das COSYS Behältermanagement ermöglicht die digitale Erfassung sämtlicher relevanter Behälterbewegungen. Mitarbeiter können Behälter bei Ein- und Ausgängen, Rückgaben, Umlagerungen oder Übergaben direkt mit einem mobilen MDE-Gerät buchen. Dabei lassen sich unterschiedliche Ladungsträger wie Paletten, Gitterboxen, Kleinladungsträger, Rollbehälter, IBC-Container und weitere Behälterarten verwalten.

Jede Buchung wird dem entsprechenden Kunden, Lieferanten, Tauschpartner oder internen Bereich zugeordnet. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Historie der Behälterbewegungen. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen, welche Ladungsträger bewegt wurden und wie sich die jeweiligen Bestände entwickeln.

Über den COSYS WebDesk stehen die erfassten Daten zentral zur Verfügung. Verantwortliche können Behälterkonten, Bewegungen und Bestände einsehen und die Informationen für Auswertungen und weitere Prozessschritte nutzen.

COSYS WebTool bindet Kunden und Lieferanten ein

Da an Behälterprozessen häufig mehrere Unternehmen und Standorte beteiligt sind, bietet das COSYS Behältermanagement mit dem WebTool einen zusätzlichen webbasierten Zugang. Kunden, Lieferanten und andere Standorte können über das WebTool auf die für sie relevanten Informationen zugreifen und aktiv in die Behälterverwaltung eingebunden werden.

Buchungen, die normalerweise über das MDE durchgeführt werden, können auch über das WebTool erfasst werden. Dadurch lassen sich Behälterbewegungen unabhängig von einem mobilen MDE-Gerät digital dokumentieren. Zusätzlich können über das WebTool Abholaufträge und Bestellungen für Lademittel erfasst und gebucht werden.

Ein weiterer Vorteil ist die direkte Einsicht in relevante Bestände. Kunden und Lieferanten können ihre Behälterbestände kontrollieren und bei festgestellten Mengenabweichungen Konflikte melden. Dadurch lassen sich Differenzen zwischen den beteiligten Parteien schneller erkennen und gezielt klären. Die gemeinsame digitale Datengrundlage reduziert manuelle Abstimmungen und schafft mehr Transparenz über Behälterkonten.

KI zählt Behälterstapel automatisch

Neben der klassischen mobilen Datenerfassung unterstützt das COSYS Behältermanagement auch die automatisierte Bilderkennung durch KI. Besonders bei größeren Stapeln kann die manuelle Zählung von Paletten, Behältern und anderen Ladungsträgern zeitaufwendig sein. Gleichzeitig können beim manuellen Zählen Fehler entstehen.

Mit den COSYS KI-Funktionen kann ein Mitarbeiter mit dem MDE ein Foto des Lademittelstapels aufnehmen. Die KI analysiert die Aufnahme und zählt die darauf erkennbaren Ladungsträger automatisch. Dadurch wird die Bestandskontrolle beschleunigt und der Mitarbeiter bei der Mengenerfassung unterstützt.

Die automatische Zählung kann beispielsweise bei Bestandskontrollen, Rückgaben oder der Überprüfung von Behältermengen eingesetzt werden. Die Bilderfassung ergänzt damit die digitale Buchung um eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit.

Beschädigungen automatisch erkennen und beschreiben

Nicht nur die Menge, sondern auch der Zustand von Behältern spielt in der Logistik eine wichtige Rolle. Beschädigte Ladungsträger können ihre Funktion verlieren und zu Problemen bei Transport und Lagerung führen. Werden Schäden erst zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt, ist häufig nicht mehr eindeutig nachvollziehbar, wann die Beschädigung entstanden ist.

Die COSYS KI unterstützt deshalb auch bei der automatischen Schadenserkennung. Aufgenommenen Bilder können durch die KI analysiert werden, um sichtbare Beschädigungen an den erfassten Ladungsträgern zu erkennen. Erkannte Schäden werden automatisch beschrieben und können direkt aus dem Prozess heraus gemeldet und dokumentiert werden.

Damit entsteht neben der digitalen Mengenerfassung eine visuelle Dokumentation des Zustands. Unternehmen können Beschädigungen schneller erfassen und die entsprechenden Informationen der jeweiligen Behälterbewegung zuordnen.

WebDesk, MDE, WebTool und KI als ganzheitliche Lösung

Das COSYS Behältermanagement verbindet verschiedene digitale Komponenten zu einer durchgängigen Lösung. Während Mitarbeiter mit dem MDE Behälterbewegungen direkt vor Ort erfassen, dient der COSYS WebDesk als zentrale Verwaltungs- und Auswertungsoberfläche. Das WebTool erweitert die Lösung um einen webbasierten Zugang für Kunden, Lieferanten und andere Standorte.

Durch die zusätzlichen KI-Funktionen wird die Behälterverwaltung um eine automatisierte Bildanalyse ergänzt. Mengen können anhand eines Fotos automatisch gezählt und sichtbare Beschädigungen erkannt und beschrieben werden. Dadurch lassen sich Bestandskontrolle und Schadensdokumentation effizienter gestalten.

Mehr Transparenz in der Behälterverwaltung

Mit dem COSYS Behältermanagement erhalten Unternehmen eine digitale Grundlage für die Verwaltung ihrer Ladungsträger. Bewegungen, Bestände und Behälterkonten werden transparent erfasst und können zentral nachvollzogen werden. Das COSYS WebTool ermöglicht Kunden und Lieferanten die aktive Beteiligung an den Prozessen, die Einsicht in relevante Bestände sowie die Meldung von Mengenabweichungen. Abholaufträge und Lademittelbestellungen lassen sich ebenfalls direkt über das WebTool verwalten.

Die KI-Funktionen ergänzen das Behältermanagement um eine moderne Möglichkeit zur automatischen Mengenerfassung und Schadenserkennung. Durch das Zusammenspiel von MDE, WebDesk, WebTool und KI entsteht eine umfassende Lösung, mit der Unternehmen ihre Behälterprozesse digitalisieren, Abstimmungsaufwand reduzieren und mehr Transparenz über Menge und Zustand ihrer Ladungsträger schaffen.

Abwesenheit bringt interne Zustelltouren ins Stocken

Homeoffice, Schichtarbeit, Besprechungen und wechselnde Arbeitsplätze erschweren die persönliche Übergabe. Auch fehlerhafte Raumangaben, fehlende Vertretungsregelungen oder eingeschränkte Gebäudezugänge können dazu führen, dass eine interne Sendung nicht zugestellt werden kann.

Die Hauspost muss das Paket anschließend zurücktransportieren, zwischenlagern und gegebenenfalls einer weiteren Tour zuordnen. Besonders bei Ersatzteilen, Arbeitsmitteln oder vertraulichen Dokumenten können daraus Verzögerungen und unnötige Suchvorgänge entstehen. Bleibt der Zustellstatus unverändert, ist zudem nicht eindeutig erkennbar, ob sich die Sendung noch beim Zusteller, bereits wieder in der Poststelle oder an einem anderen Übergabepunkt befindet.

Der gescheiterte Zustellversuch braucht einen klaren Status

Mit der COSYS Softwarelösung für interne Postverteilung lässt sich ein erfolgloser Zustellversuch direkt per Smartphone oder mobilem Datenerfassungsgerät dokumentieren. Der Mitarbeiter erfasst den Grund und aktualisiert den Sendungsstatus beispielsweise auf „Nicht zugestellt“, „Zurückgeführt“ oder „Zur Abholung bereit“.

Damit bleibt der weitere Weg des Pakets nachvollziehbar. Statt die Sendung automatisch erneut auf eine Zustelltour zu geben, kann die Poststelle sie gezielt an einen zentralen Übergabepunkt weiterleiten und den Empfänger über die Abholmöglichkeit informieren.

Smart Locker statt wiederholter Zustellversuche

Ein Smart Locker ist ein elektronisch verwaltetes Schließfachsystem, in dem die Hauspost nicht zugestellte Sendungen sicher zur späteren Abholung hinterlegen kann. Das Paket wird einem verfügbaren Fach und dem vorgesehenen Empfänger zugeordnet. Anschließend erhält die Person automatisch eine Benachrichtigung mit der erforderlichen Zugangsberechtigung.

Der Empfänger öffnet ausschließlich das zugewiesene Fach – je nach Konfiguration per PIN, QR-Code, NFC oder Mitarbeiterausweis. Damit entfällt die Abhängigkeit von den Öffnungszeiten der Poststelle. Gleichzeitig muss der Zusteller nicht mehrfach versuchen, dieselbe Person am Arbeitsplatz anzutreffen.

Flexible Abholung entlastet Hauspost und Empfänger

Ein COSYS Smart Locker verlagert die Übergabe in einen kontrollierten Selbstbedienungsprozess. Beschäftigte können ihre Sendungen passend zu ihren Arbeitszeiten abholen, während die Poststelle nicht jede Ausgabe persönlich begleiten muss. Das ist besonders bei Schichtbetrieb, hybriden Arbeitsmodellen und weitläufigen Unternehmensstandorten von Vorteil.

Die Schließfächer schützen die Pakete bis zur Entnahme vor unberechtigtem Zugriff. Gleichzeitig reduziert die zentrale Bereitstellung den Platzbedarf für offene Zwischenlagerungen in der Poststelle. Wird eine Sendung nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums abgeholt, können Erinnerungen oder weitere Bearbeitungsschritte ausgelöst werden.

Jede Entnahme bleibt nachvollziehbar

Bei der Einlagerung verknüpft die Software die Sendung mit dem ausgewählten Fach und dem berechtigten Empfänger. Öffnung und Entnahme werden digital erfasst. Dadurch ist dokumentiert, wann das Paket bereitgestellt, wann es abgeholt und über welche Berechtigung auf das Fach zugegriffen wurde.

Die digitale Dokumentation schafft einen durchgängigen Sendungsverlauf vom Wareneingang über den gescheiterten Zustellversuch bis zur erfolgreichen Abholung. Bei Rückfragen kann die Poststelle den aktuellen oder abgeschlossenen Status prüfen, ohne Übergabelisten oder handschriftliche Vermerke durchsuchen zu müssen.

Ein Prozess für Zustellung, Rückführung und Abholung

COSYS verbindet die mobile Erfassung während der internen Zustelltour mit der anschließenden Bereitstellung im Smart Locker. Der Zusteller kann den fehlgeschlagenen Übergabeversuch beispielsweise mit dem TC201 von Zebra dokumentieren und die Sendung anschließend einem Schließfach zuordnen. Benachrichtigung, Zugangsverwaltung und Abholbestätigung greifen dabei ineinander.

So entsteht kein separater Inselprozess: Die Sendungsdaten bleiben erhalten und werden bei jedem Statuswechsel fortgeführt. Unternehmen reduzieren dadurch erneute Zustellwege und schaffen gleichzeitig eine flexible, sichere und dokumentierte Alternative zur persönlichen Ausgabe an der Poststelle.

Weniger Zustellversuche, klarere Übergaben

Nicht zugestellte interne Sendungen müssen weder lange liegen bleiben noch wiederholt durch das Unternehmen transportiert werden. Die Kombination aus digitaler Postverteilung  und Smart Locker durch COSYS ermöglicht eine sichere Zwischenlagerung, automatische Benachrichtigung und zeitunabhängige Abholung. Damit wird aus einem gescheiterten Zustellversuch ein klar geregelter Übergabeprozess.

Tipp:

Mit der COSYS Fotodokumentation lässt sich der Zustand einer zurückgeführten Sendung erfassen und ihrem Status zuordnen. Sichtbare Schäden oder Abweichungen bleiben dadurch zeitlich und prozessbezogen dokumentiert.

The COSYS Internal Mail Distribution Software therefore combines internal shipment tracking with operational parcel handling. Shipments are captured using a smartphone or mobile computer, assigned to recipients and guided through all subsequent process steps. This enables companies not only to see what has already happened but also to manage what needs to happen next.

Tracking shows the status – parcel management controls the process

Tracking software primarily displays the status, location and previous journey of a shipment. Track and trace refers to the digital tracing of a consignment based on documented process steps. Every scan creates a timestamp and assigns a new status to the shipment.

This makes it possible to determine when a parcel was accepted, stored, loaded, delivered, collected or processed as a return. Unlike the tracking service provided by a courier, express or parcel carrier, internal tracking begins where external delivery ends: at goods-in, reception or the company mailroom.

Track and trace is therefore a central component of parcel management. Parcel management forms the overarching system because, in addition to tracking, it also organises shipment capture, recipient assignment, storage, distribution and documented handover.

Intelligent task control triggers follow-up processes

After a parcel has been accepted, the software determines its recipient and destination. This defines the next processing step: the parcel can be assigned to a storage location, added to an internal delivery round, prepared for self-collection or processed as a return.

Digital task control guides employees through these workflows in a structured manner. Instead of coordinating tasks through paper lists, verbal instructions or repeated enquiries, the required information is available directly within the relevant process. Automatic notifications can also be triggered as soon as the shipment status changes or a parcel is ready for collection.

With COSYS, acceptance, storage, transfer to a delivery round, delivery, self-collection and returns are represented as connected follow-up processes. Each completed activity therefore creates both a documented tracking status and the basis for the next operational task.

When is shipment tracking alone sufficient?

A standalone tracking function may be sufficient when shipments pass through predefined stations and only their progress needs to be monitored. Complete parcel management becomes necessary as soon as employees actively handle the consignments.

Typical tasks include finding recipients, temporary storage, preparing delivery rounds and recording personal handovers. Distribution across multiple buildings, substitute recipients, refused deliveries, self-collection and smart lockers also require controlled follow-up processes.

Parcel volume is not the only deciding factor. Even a small number of valuable, confidential or time-critical consignments may require a fully documented workflow. This is particularly relevant for industrial companies, public authorities, banks, research institutions, universities, hospitals, business parks and facility management providers.

Mobile scanning creates a complete shipment history

At every process step, employees scan the barcode using a smartphone or mobile computer, such as the Zebra TC201. Existing shipping labels can generally be reused, provided they enable unique identification. Letters and documents can also be incorporated into the process using dedicated 1D or 2D barcodes.

Damage can be documented upon acceptance using photographs, comments and, where required, a signature. Artificial intelligence can then describe and assess the recorded damage. During handover, the recipient, time and proof of delivery can be captured. All bookings create a chronological shipment history that makes the internal journey traceable.

The COSYS WebDesk centrally provides parcel statuses, histories, photographs, signatures and recipient data. Smart lockers, automatic notifications and master data imports can be integrated as additional functions.

Process data reveals bottlenecks

COSYS Process Data Analysis is part of COSYS Business Intelligence. It converts the captured process data into key performance indicators and dashboards. Analyses of parcel volumes, processing times, inventory changes and damage rates reveal where backlogs occur.

Advanced business intelligence functions highlight trends, peak workloads and bottlenecks across different sites. Tracking data therefore serves not only as proof of completed activities but also as a basis for optimising future workflows.

CONCLUSION

Track and trace provides visibility into a shipment’s previous journey. Parcel management additionally uses this information to control tasks and follow-up processes until handover. Companies should therefore determine whether they merely want to track consignments or digitally manage the entire internal handling process.

TIP:

Before selecting software, companies should record every internal station from goods-in to the final recipient. This reveals where tracking alone is sufficient and where active process control is required.

Hinzu kommt, dass Retouren im Elektrohandel häufig mehr Informationen benötigen als Artikel und Menge. Relevant sind beispielsweise Seriennummer, Gerätezustand, Zubehörvollständigkeit, Schäden sowie die Entscheidung über Wiederverkauf, Reparatur, Herstellerretoure oder einen anderen Folgeprozess.

Warum Retouren im CE-Handel so häufig ins Stocken geraten

In der Praxis beginnt das Problem meist an der Rampe oder an der Serviceteke. Die Ware kommt an, wird provisorisch notiert, auf einen Sammelplatz gestellt – und die eigentliche Entscheidung über Weiterverkauf, Reparatur, Herstellerretoure oder Verschrottung fällt Tage später. Bis dahin fehlt die Information, in welchem Zustand das Gerät angeliefert wurde und ob Zubehör vorhanden war.

Fehlt eine saubere Dokumentation, entstehen typische Folgekosten: abgelehnte Garantieansprüche beim Hersteller, Diskussionen mit Kunden über Gerätezustand, Bestände, die im ERP nicht mit der Realität übereinstimmen, und B-Ware, die zu spät in den Wiederverkauf kommt. Genau hier setzt eine Retourenmanagement Software an, die den Vorgang vom ersten Scan an strukturiert, präzise und nachvollziehbar abbildet.

Wie eine Retourenmanagement Software den Retourenprozess im Elektrohandel strukturiert

Die COSYS Retourenmanagement Software ist Teil der modularen COSYS Retail Management Software, kann aber auch eigenständig eingesetzt werden. Sie digitalisiert den Retourenprozess direkt dort, wo die Ware angenommen und geprüft wird.

Mitarbeitende erfassen den Retourenvorgang mobil, scannen Artikel und bei seriennummerngeführten Geräten zusätzlich die Seriennummer. Retourengründe und Zustand können dokumentiert und bei Bedarf durch Fotos ergänzt werden. Anschließend wird festgelegt, wie die Ware weiterbearbeitet wird, etwa durch Wiedereinlagerung, Reparatur, Herstellerretoure oder einen anderen definierten Folgeprozess.

Die erfassten Retouren-, Artikel- und gegebenenfalls Seriennummerndaten stehen anschließend zentral für weitere Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung. Über Schnittstellen können relevante Daten an das angebundene ERP- oder Warenwirtschaftssystem übergeben werden.

Welche Hardware die Retourenerfassung im Handel praxistauglich macht

Neben der Software bietet COSYS zusätzliche Hardware und Services für den operativen Betrieb. Dazu gehören MDE-Geräte und Tablets von Zebra, Honeywell und Datalogic sowie mobile Drucker für Kennzeichnungen direkt am Prozesspunkt.

COSYS MDM und MDE-Services können zusätzlich Konfiguration, Updates, Geräteverwaltung und technischen Support über mehrere Standorte hinweg unterstützen.

Was KI aus Retourendaten herausholen kann

Je strukturierter Retourengründe und Bearbeitungsstatus erfasst werden, desto besser lassen sich die daraus entstehenden Prozessdaten analysieren.

Auf Basis der bereits im Backend vorhandenen Retouren- und Prozessdaten kann COSYS KI natürliche Sprachabfragen unterstützen. Sind die benötigten Informationen vorhanden, lassen sich beispielsweise Fragen stellen wie:

• „Welche Retourengründe treten bei bestimmten Warengruppen besonders häufig auf?“
• „Wie lange benötigen Retourenvorgänge bis zum nächsten Prozessschritt?“
•  „Bei welchen Artikeln werden besonders häufig Schäden dokumentiert?“

Die Ergebnisse können Hinweise für Qualitätsmanagement, Prozessverbesserung und die weitere Bearbeitung von Retouren liefern.

Welche Module für den Einstieg sinnvoll sind

COSYS Retourenmanagement kann zunächst eigenständig eingesetzt werden. Wer weitere Warenprozesse innerhalb derselben Systemumgebung abbilden möchte, kann beispielsweise Wareneingang, Bestandsmanagement, Umlagerung, Etikettendruck oder Task Management ergänzen.

Welche Module sinnvoll sind, richtet sich nach dem tatsächlichen Retourenprozess des Händlers. So bleibt Retourenmanagement eine eigenständige Lösung und kann gleichzeitig Teil einer umfassenderen Retail-Architektur werden.

Praxistipp

Nehmen Sie die letzten fünfzig Retouren und prüfen Sie, bei wie vielen heute noch eindeutig nachvollziehbar ist, in welchem Zustand das Gerät angekommen ist, welches Zubehör vorhanden war und welcher Folgeprozess gewählt wurde.

Die dabei sichtbaren Dokumentationslücken zeigen, an welchen Stellen Reklamationen, Herstellerprozesse oder Entscheidungen über den Wiederverkauf unnötig erschwert werden.

Sie möchten Retouren im CE- und Elektrohandel schneller prüfen, dokumentieren und wieder in den passenden Folgeprozess bringen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Retourenmanagement Software, Seriennummernerfassung und Fotodokumentation. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.

Eine professionelle Inventur App entscheidet deshalb nicht nur darüber, wie schnell gezählt wird, sondern auch darüber, wie belastbar das Ergebnis am Ende ist.

Welche Probleme treten bei der Inventur typischerweise auf?

In der Praxis sind es häufig dieselben Reibungspunkte: unklare Zählplatzvorgaben, doppelt oder gar nicht erfasste Bereiche, Artikel ohne Stammdatenbezug und Zählkräfte, die mit der Bedienung des Geräts kämpfen statt zu zählen.

Eigenes Personal kennt Lagerstruktur, Warengruppen und betriebliche Sonderfälle bereits aus dem Tagesgeschäft. Damit eine intern organisierte Inventur planbar funktioniert, braucht es jedoch eine Anwendung, die einfach zu bedienen ist und gleichzeitig einen klaren Ablauf unterstützt.

Welche Funktionen braucht eine Inventur App wirklich?

Eine professionelle Inventursoftware beginnt vor dem Zähltag. Sie bildet den Inventurplan ab, verwaltet Zählplätze und Lagerorte und legt fest, wer welchen Bereich verantwortet. Ohne diese Struktur bleibt jede mobile Inventur ein Blindflug.

Während der Erfassung zählen vor allem Robustheit und Einfachheit: Barcode-Scan statt manueller Eingabe, Mengenerfassung für Gebinde, Erst- und Zweitzählung, Offline-Fähigkeit in Funklöchern und eine kontinuierliche Übertragung der Daten, damit kein Datenverlust droht.

Nach der Zählung entscheidet die Auswertbarkeit. Mengen- und Werteausreißer müssen sichtbar werden, Nachzählungen gezielt anstoßbar sein, und die vollständige Dokumentation muss revisionssicher nachvollziehbar bleiben.

Wie löst die COSYS Inventur App diese Anforderungen?

Die COSYS Inventur App führt die Zählkraft geführt durch den Prozess: Zählplatz erfassen, Artikel scannen, Menge bestätigen, absenden. Die benötigten Stammdaten können lokal auf dem Gerät bereitgestellt werden, sodass die App je nach Konfiguration auch im kombinierten Offline- und Online-Betrieb eingesetzt werden kann.

Die Daten laufen in kurzen Intervallen in den COSYS WebDesk. Sofern mit Zählplatzvorgabe gearbeitet wird, sieht die Inventurleitung dort den Zählstatus je Filiale und Bereich, erkennt offene Zählplätze und kann Personal umdisponieren, während vor Ort noch gezählt wird.

Entscheidend ist der Rahmen um die App: konfigurierte MDE-Geräte, Support während der Inventur, MDM-Verwaltung der Leihgeräte und eine Historie, die jahresübergreifende Vergleiche zu Zählzeiten, Fehlerquoten und Differenzen erlaubt.

Was leistet KI im Inventurprozess?

COSYS Prozessdatenanalyse und Business Intelligence machen die im Backend vorhandenen Inventur- und Prozessdaten auswertbar. COSYS KI kann auf diese bereits integrierten Daten zugreifen und natürliche Sprachabfragen unterstützen.

Mögliche Fragen sind zum Beispiel:

• „Welche Bereiche hatten besonders viele Korrekturen?“
• „Welche Artikelgruppen zeigten auffällige Differenzen?“
• „In welchen Zonen dauerte die Erfassung besonders lange?“
• „Welche Artikel konnten nicht eindeutig den vorhandenen Stammdaten zugeordnet werden?“

Sind Vergleichsdaten früherer Inventuren bereits im Backend vorhanden, können auch zeitliche Vergleiche in die Analyse einbezogen werden. Die Ergebnisse können Hinweise liefern, welche Bereiche oder Prozesse bei der nächsten Inventur gezielter vorbereitet werden sollten.

Welche Hardware passt zur Inventur App?

Die App läuft auf Smartphones, ihr volles Tempo erreicht sie aber auf MDE-Geräten, beispielsweise von Zebra, Honeywell oder Datalogic. Deren Scan-Engines erfassen auch beschädigte oder ungünstig platzierte Barcodes zuverlässig, die Akkus halten eine komplette Schicht, und die Geräte überstehen den Alltag im Lager.

Für den Stichtag lassen sich die Geräte mieten, vorkonfiguriert und über das COSYS MDM zentral verwaltet.

Praxistipp: Die schwierigste Zone zuerst testen

Testen Sie die Inventur App nicht nur im Büro. Gehen Sie einige Wochen vor dem Stichtag mit einem MDE-Gerät in einen anspruchsvollen Bereich, etwa ins Außenlager, in einen Nebenraum oder an einen Zählplatz mit schwacher Funkabdeckung.

Wenn der Ablauf dort funktioniert, werden viele typische Schwachstellen wie unklare Bereichsgrenzen, fehlende Stammdaten oder ungeeignete Zählwege bereits vor dem eigentlichen Stichtag sichtbar.

Sie möchten eine professionelle Inventur App einsetzen, die Zählplätze, mobile Erfassung und zentrale Kontrolle zuverlässig verbindet?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur App, Inventurservice, MDE-Mietgeräten und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Für Ihre Lager- und Produktionslogistik reicht es deshalb nicht, ausschließlich Ein- und Auslagerungen zu dokumentieren. Auch die Materialbewegungen zwischen Lager, Fertigung und Montage müssen nachvollziehbar bleiben. COSYS verbindet dafür Lagerverwaltung und innerbetrieblichen Transport (IBT) zu einer durchgängigen digitalen Prozesskette.

Material nicht nur auslagern, sondern weiterverfolgen

Ein Montagebereich benötigt beispielsweise sechs Behälter mit Bauteilen. Im Lager werden diese kommissioniert und für die Produktion bereitgestellt. Im Warenwirtschaftssystem gilt das Material damit möglicherweise bereits als entnommen – physisch steht es jedoch noch auf einer Bereitstellfläche.

Genau diese Zwischenräume sind für die Produktionslogistik entscheidend.

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware werden Artikel, Mengen und Lagerbewegungen digital erfasst, z.B. mit dem Zebra TC701. Verlässt das Material den klassischen Lagerprozess, kann der weitere Weg über COSYS IBT dokumentiert werden. Aus der Materialanforderung entsteht ein Transportauftrag mit Start, Ziel, Priorität und den relevanten Transportinformationen.

Mitarbeiter übernehmen den Auftrag mobil und bestätigen einzelne Prozessschritte per Scan. Dadurch wird nachvollziehbar, ob das Material noch bereitsteht, bereits abgeholt wurde oder seinen vorgesehenen Produktionsbereich erreicht hat.

Fertigung und Montage als Teil des Materialflusses

Besonders relevant wird diese Transparenz, wenn Produktionsmaterial mehrere Stationen durchläuft.

Ein Bauteil kann beispielsweise zunächst aus dem Zentrallager in die Fertigung transportiert, dort bearbeitet und anschließend als Halbfabrikat zur Montage weitergegeben werden. Ohne digitale Erfassung entstehen zwischen diesen Bereichen schnell blinde Flecken.

COSYS ermöglicht, definierte Übergabepunkte in den Prozess einzubeziehen. Barcodes an Artikeln, Behältern, Ladungsträgern oder Lager- und Bereitstellplätzen sorgen für eine eindeutige Zuordnung. Für die mobile Datenerfassung können Smartphones oder professionelle MDE-Geräte eingesetzt werden.

Ihre Logistikleitung erhält dadurch nicht nur Informationen über Bestände, sondern auch über laufende Materialbewegungen innerhalb des Werks.

Ausgabeautomaten für Material und Werkzeuge integrieren

Nicht jedes Produktionsmaterial muss unmittelbar an einen Mitarbeiter übergeben werden. Kleinere Ersatzteile, Werkzeuge oder regelmäßig benötigte Betriebsmittel können über einen Ausgabeautomaten bereitgestellt werden.

COSYS integriert die Einlagerung und Entnahme in den digitalen Prozess. Berechtigte Mitarbeiter können benötigtes Material selbstständig entnehmen, während der Vorgang dokumentiert wird.

Gerade bei Schichtbetrieb lässt sich damit die Materialbereitstellung von den Besetzungszeiten einer Werkzeug- oder Materialausgabe entkoppeln. Die Produktion erhält Zugriff auf benötigte Betriebsmittel, ohne dass die Nachvollziehbarkeit verloren geht.

Business Intelligence zeigt Wartezeiten im Materialfluss

Mit jedem digital dokumentierten Prozessschritt entsteht gleichzeitig eine Datenbasis für die Analyse der Produktionslogistik.

COSYS Business Intelligence kann beispielsweise Transportmengen, Durchlaufzeiten, Materialbewegungen und wiederkehrende Belastungsspitzen darstellen. So kann sichtbar werden, dass Material zwar rechtzeitig kommissioniert wird, anschließend aber regelmäßig lange auf der Bereitstellfläche vor der Fertigung wartet.

Auch Unterschiede zwischen Produktionsbereichen werden messbar. Benötigt der Materialnachschub zur Montagelinie A beispielsweise deutlich länger als zur vergleichbaren Linie B, kann dieser Prozess gezielt untersucht werden.

Process Mining betrachtet den tatsächlichen Ablauf

Mit Process Mining lassen sich die erfassten Prozessdaten noch tiefer analysieren. Statt nur einzelne Kennzahlen zu betrachten, wird sichtbar, welche Wege Produktionsmaterial tatsächlich durch das Unternehmen nimmt.

Dadurch können unnötige Zwischenstationen, wiederkehrende Wartezeiten oder Abweichungen vom vorgesehenen Prozess erkannt werden. Vielleicht werden bestimmte Behälter regelmäßig zunächst in einen Zwischenbereich gebracht, obwohl ein direkter Transport zur Montage möglich wäre. Oder Material wartet nach der Fertigung überdurchschnittlich lange auf seinen Weitertransport.

Für Produktions- und Logistikverantwortliche entsteht damit eine Grundlage, um Materialflüsse nicht nach Bauchgefühl, sondern anhand realer Prozessdaten zu optimieren.

Lager und Produktion digital miteinander verbinden

Der COSYS Ansatz verbindet dafür Lagerverwaltung, innerbetrieblichen Transport, mobile Datenerfassung, Ausgabeautomaten, Business Intelligence und Process Mining modular miteinander.

COSYS liefert neben der Software auch geeignete MDE-Hardware, Geräteverwaltung, Implementierung, Support und weitere Services. Unternehmen müssen ihre bestehende Produktionslogistik damit nicht vollständig ersetzen, sondern können einzelne Prozesse schrittweise digitalisieren und später erweitern.

So entsteht Transparenz über den gesamten internen Materialfluss – vom Lagerplatz über die Bereitstellung und Fertigung bis zur Montage.

Produktionsmaterial mit COSYS digital verfolgen

Sie möchten ausprobieren, wie sich Materialbewegungen zwischen Lager und Produktion mobil dokumentieren lassen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die digitalen Prozesse unverbindlich. Für eine individuelle Lösung für Ihre Produktionslogistik erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.