Die Leistungen von ctc events für das Projekt setzten sich aus der Event-Konzeption, der Auswahl und dem Aufsetzen der Teilnehmerplattform und dem Teilnehmermanagement zusammen. Dafür kam das Teilnehmertool vystem zum Einsatz. Verantwortlich zeichnete sich die inhabergeführte Agentur auch für die Recherche und Steuerung der Hotels, der Location, der Technik sowie für das Catering.

Die Einladung zur Veranstaltung erfolgte über das verbandseigene Netzwerk und Social Media. Die Anmeldung und der Ticketverkauf fanden dann über die Event-Plattform vystem statt.

Die Verbandsstruktur des Kunden war mit dem Einsatz ehrenamtlicher Helfer verbunden, die aber von ctc events für diese Aufgaben geschult und vorbereitet wurden. Außerdem setzte PMI Germany mit Patric Eid von advitago einen Projektleiter ein, der die Wünsche und Anforderungen des Auftraggebers bündelte und kommunizierte.

Zur Herausforderung für ctc events entwickelte sich die flexible Kostenstruktur für die Projektumsetzung, da das Budget zum Teil an die Teilnehmer- und Sponsorenzahl gekoppelt war. Dazu Conny Lobert von ctc events: „Wir konnten das mit einer strukturierten Kostenkontrolle lösen. Dennoch war die Budgetierung wegen der kurzfristigen Anpassung der Teilnehmerzahlen mit einem gewissen Aufwand an Flexibilität und Kreativität verbunden.“

Mit dem Projekt konnte ctc events seinen Neukunden überzeugen und bekam für die Umsetzung ein sehr gutes Feedback aus dem Teilnehmerkreis.

Link zur Filmdokumentation: https://www.ctc-events.de/filme/#6804

Der Auftrag für ctc events bestand in der Recherche und Ausstattung einer anlassentsprechenden Location unter Berücksichtigung der strengen Designvorgaben von Amouage. Ebenso plante und organisierte ctc events die Auswahl der Künstler für den Art-Workshop, die Eventdekorationen mit einem sehr aufwändigen Blumenkonzept sowie das Catering. In den Verantwortungsbereich der Agentur mit Sitz in Wiesbaden fiel auch die Erarbeitung des speziell kreierten Drei-Gänge-Menüs mit den Ingredienzien der verschiedenen Parfums der Marke und die Entwicklung eines Art-Workshops für zwei Gruppen mit je 15 Personen zum Thema Surrealismus. Zwischen den Gruppen war ein detaillierter und präzise geplanter Umbau erforderlich.

Zum Highlight mit Wow-Effekt wurde die Eröffnung des Dinners. Dafür ließ das Team von ctc events einen Raum im Raum entstehen, der zunächst durch eine gefaltete Wand aus Cortenstahl verschlossen war. Erst nach der Begrüßung und dem Workshop erfolgte die Öffnung und gab den Blick frei auf die blumengeschmückte Dinner Tafel in einem optisch „fliegenden“ Raum. Das sorgte beim Aperitif für den gewünschten Wow-Effekt und „instagrammable moments“.

Um die zum Parfum Amouage passende authentische Kaffeekultur aus dem Oman den Gästen näher zu bringen, ließ ctc events über das beteiligte Unternehmen Käfer Party Service und bestehende private Kontakte von Käfer-Geschäftsführer Alexej Oberoi den dafür passenden Kaffee mit dem Originalgeschirr in der Nacht zur Veranstaltung mit Oman Air einfliegen.

Weitere Kooperationspartner bei diesem Projekt mit seiner kurzen Planungszeit und den besonderen logistischen Herausforderungen während des Münchner Oktoberfestes waren Britta Grunwald von Villa Farbenfroh aus Wiesbaden, die Agentur Christoph Anzer aus München und Dinu Design aus Heusenstamm für die Raumgestaltung.

Die beiden neuen Teammitglieder studieren an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) BWL – Messe-, Kongress- und Eventmanagement mit dem Abschluss Bachelor of Arts. Der Studiengang ist auf drei Jahre angelegt und umfasst sechs Studien- und sechs Praxisphasen. Beide Studentinnen werden im Wechsel für die Agentur tätig sein. Während die eine für drei Monate die Hochschule besucht, arbeitet die andere in der Agentur. Im Dreimonatsrhythmus wird dann zwischen Hochschule und Partnerunternehmen gewechselt. Am 1. Januar 2024 kommt Leni Miksch zur ersten Praxisphase in die Agentur nach Wiesbaden.

ctc events – Agentur für Markenkommunikation ist seit 2012 dualer Partner der DHBW Mannheim und begleitete bereits mehrere Studenten/Studentinnen während der Ausbildung. Mit dem dahinterstehenden Konzept machte die Agentur für Markenkommunikation in der Vergangenheit bereits sehr gute Erfahrungen. Ihren ehemaligen Studenten Lukas Pfaff konnte sie nach seinem erfolgreichen Abschluss 2015 übernehmen und bis heute im Team halten. Aktuell besteht die Crew von ctc events aus 13 Mitgliedern.

Die Agentur will sich künftig stärker als Agentur für Markenerlebnisse positionieren, ohne die bisherige Ausrichtung als Spezialist für Incentives zu vernachlässigen. Die bestehenden Kompetenzfelder Events, Incentives und Konferenzen werden um internationale Messen und Ausstellungen erweitert. Dazu erklärt Conny Lobert, die seit Anfang 2023 im Team ist und seitdem beratend und unterstützend für die Geschäftsführung tätig war: „Wir haben das Know-how und die Referenzen in diesen Marktsegmenten, unter anderem mit der weltweiten Messebetreuung von Liebherr im Bereich Design und Services über zwölf Jahre, und sehen hier unsere Wachstumsoptionen. Ziel ist dabei, uns klar als international agierende Agentur für Markenkommunikation zu positionieren.“

Die neu aufgestellte Geschäftsführung hat es sich zum Ziel gesetzt, ein gesundes und maßvolles Wachstum des Unternehmens anzustreben, das bestehende Kundengeschäft strategisch weiterzuentwickeln und ihren Fokus auf die Neukundengewinnung und die Branchendiversität zu lenken. Das erweiterte Portfolio wird mit dem relaunchten Internetauftritt sichtbar und soll bis zum Ende des Jahres online gehen.

Die Spezialisten für Markenkommunikation übernahmen die Planung und Umsetzung des Konferenz-Rahmenprogramms, das mit einer Schifffahrt im Rheingau begann. Die Route führte die Teilnehmer auf dem Rhein nach Eltville, wo die Teilnehmer ein hochwertiges Programm mit einem Abendessen im Kloster Eberbach erwartete. Das Dinner-Büfett von der Klosterküche aka Consortium überzeugte kulinarisch in einem würdevollen Ambiente im ehemaligen Schlafsaal der Laienbrüder.

Als Highlight konnten die Teilnehmer der Schweizer Unternehmensgruppe an einem Glasharfenworkshop im klösterlichen Ambiente teilnehmen. Das anschließende Glasharfenkonzert fand in der Basilika des Klosters Eberbach statt, die für ihre exzellente Akustik bekannt ist und auch für Konzerte wie das Rheingaumusikfestival häufig gebucht wird. Damit gelang es dem Team von ctc events, den direkten Bezug zum Kerngeschäft des Auftraggebers und seinen Lösungen rund um das Thema Hören herzustellen und gleichzeitig den Anforderungen von Sonova an ein hochwertiges und kommunikatives Programm gerecht zu werden.

Die Sonova Holding AG zählt seit Jahresbeginn zu den Auftraggebern von ctc events. Dieser New-Business-Erfolg beruht auf einer Weiterempfehlung durch den gemeinsamen Leistungspartner Artlife. Mit diesem Unternehmen unterhält die Schweizer Unternehmensgruppe bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung im Bereich Messebau.

Creative Tours + Concepts wurde von der Stuttgarter Kommunikationsagentur für Live Experience und Brand Communication in die Realisierung des GASGAS SPICE IT UP FESTIVAL eingebunden, das am 29. Juli 2023 auf einer Offroad-Rennstrecke für Enduro und Motocross im italienischen Perugia stattfand. Der Motorradhersteller GASGAS stellte zwei neue Modelle vor und bot den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in diesem Rahmen die Möglichkeit, die Leistung und Feinheiten der Motocross- und Enduro-Modelle bei Fahrten auf dem Gelände sowie bei zahlreichen Aktionen auszuprobieren. Die Aufgabe der Eventexperten der beiden Agenturen war es, eine zusätzliche Festivalarea zu erschaffen, um die Besucherinnen und Besucher zu verköstigen und zu unterhalten. Bereits vier Tage vor dem Event war das Umsetzungsteam der Agenturen angereist, um auf der Veranstaltungsfläche eine vollständige Infrastruktur sowie das Catering aufzubauen und um das Programm für rund 200 Gäste aus der ganzen Welt vorzubereiten. Das Spektrum reichte von einem Tattoo-Zelt mit kostenlosen Tattoos über einen Chili-Wettbewerb bis hin zur Party-Atmosphäre mit Live-Band und DJ.

Die Agentur Creative Tours + Concepts wurde von follow red an Bord geholt, um das internationale Projekt mit ihren Kontakten zu Dienstleistern in Italien zu unterstützen. Dazu Conny Lobert von Creative Tours + Concepts: „Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit follow red zeigt, dass Agenturkooperationen auf Augenhöhe beide Partner nach innen und nach außen stärken können. Der Mehrwert für den Kunden liegt zweifelsohne in der Vertiefung der Kompetenzbereiche und oft in der Entstehung von Freiräumen für unkonventionelle Ideen im kreativen Prozess.“

Reiseziel und Programm waren für die 200 Mitarbeitenden bis zuletzt ein Geheimnis. Mit dem Überraschungstrip „One Team – One Dream“ in die französische Hauptstadt feierte die NOBILIS Group ihr Jubiläum und das damit verbundene Wachstum und den Erfolg der letzten drei Jahrzehnte. Auf diese Weise bedankte sich die Unternehmensführung bei ihren Mitarbeitenden und nutzte die Reise als Employer Branding-Maßnahme für das Recruiting in den Sozialen Medien.

ct+c verantwortete Konzeption, Planung und Umsetzung der Paris-Jubiläumsreise. Die Wiesbadener Agentur für Markenkommunikation hatte sich im Pitch durchgesetzt und konnte mit einem Konzept überzeugen, das unter dem Motto „Emily in Paris“ die Schauplätze der Netflix-Serie auf den Markenkern des Kunden anpasste.

Zum Leistungsumfang der Agentur zählte die Planung, Organisation und Umsetzung der An- und Abreise, die Unterbringung in einem der Zielgruppe entsprechenden Hotel sowie das Programm vor Ort. Am ersten Tag besuchten die Teilnehmenden tagsüber ein Partnerunternehmen aus der Parfümindustrie und abends auf Kundenwunsch eine Dinnershow im Moulin Rouge. Für den zweiten Tag konzipierte ct+c vier verschiedene Touren und Workshops, die inhaltlich zum Markenkern und der Philosophie der NOBILIS Group passen. Dazu gehörten ein Parfum-Workshop, ein Museumsbesuch, eine Fahrradtour und ein Stadtviertelspaziergang.

Den absoluten Höhepunkt bildete die exklusive Seine-Tour am Abend unter dem Motto „Emily: Tanzen auf der Seine“. ct+c arbeitete hier mit seinem langjährigen Catering-Partner Saint Clair zusammen, der für diesen Abschlussabend ein exklusives Cocktail Dînatoire mit Open Bar und einer großen Geburtstagstorte auf die Seine brachte. Eine besondere Dramaturgie gelang durch die Positionierung der Torte und das Anstoßen auf das Jubiläum zeitgleich mit dem blinkenden Eiffelturm, vor dem das Schiff exakt zu diesem Zeitpunkt lag. Auf diesem Schiff wurden auch die Gewinner des Quizzes ausgelobt, das aus dem 36-seitigen Jubiläumsbooklet stammte und von Creative Tours + Concepts erstellt wurde.

Ihre gemeinsame Heimreise traten die Mitarbeitenden in luxuriösen Bistrobussen an, die in der Champagne stoppten – analog zu der Emily-Storyline. Der Besuch der Domaine Pommery in Reims komplettierte das emotionale Programm für die Teilnehmenden. Bei Pommery erhielten sie eine Kellerführung und einen Cocktail-Lunch mit Champagnerverkostung und konnten darüber hinaus die aktuelle Kunstaustellung von Madame Vranken aus der Pommery Inhaberfamilie besichtigen.

Auch in der Geschäftsführung wurden bei der Agentur für Markenkommunikation die Voraussetzungen für die weitere Expansion geschaffen. Seit dem Januar 2023 verstärkt Conny Lobert das Management und bildet gemeinsam mit Christoph Daake die Unternehmensspitze. „Nach der schwierigen und nicht immer sorgenfreien Zeit während der Covid-Krise und einem sehr intensiven Jahr 2022 freue ich mich über die aktuelle Entwicklung. Meine Entscheidung, Conny Lobert in die Geschäftsführung aufzunehmen, hat das Agenturleben durch neue Ideen und wirksame Impulse positiv verändert und trägt erste Früchte. Menschlich harmoniert es und fachlich ist dies ein großer Zugewinn – ‚same, same but different‘“, erklärt Christoph Daake, Geschäftsführer von Creative Tours + Concepts.

Zu den Neukunden zählt beispielsweise die Sonova Holding AG, eine international agierende Schweizer Unternehmensgruppe, die zu den weltweit größten Anbietern für Hörsysteme gehört. Für die Schweizer Holding realisierte Creative Tours + Concepts jüngst das Rahmenprogramm beim Leadership-Meeting im Rheingau mit rund 100 Teilnehmenden.

Bereits im März konnte das Team von Creative Tours + Concepts für den neuen Kunden Panasonic eine Veranstaltung erfolgreich durchführen. Der Neukunde PMI German Chapter e. V. – ein weltweiter Zusammenschluss von Projektmanagern mit verschiedenen Landesvertretungen – beauftragte die Agentur mit der Durchführung der für September 2023 geplanten zweitägigen Projektmanagement-Konferenz, die hybrid in Frankfurt umgesetzt werden soll.

Erfolgreich realisiert hat die Agentur die Veranstaltung zum 30-jährigen Jubiläum für den neuen Auftraggeber NOBILIS Group. Das Unternehmen mit Sitz in Wiesbaden gehört zu den führenden Distributoren und Service-Partnern für Beauty in der DACH-Region. Zum Jubiläum veranstaltete die NOBILIS Group eine mehrtägige Reise nach Paris als Überraschungsziel und -programm für die rund 200 Mitarbeitenden.

Besondere Aufmerksamkeit in den Medien und beim BrandEx Award erzeugte die Planung und Realisierung des Projektes 100 Jahre R + V. Daraus resultierten unter anderem Kooperationsanfragen von Ereignishaus und Follow Red zur Unterstützung bei ihren Kundenprojekten. Darüber hinaus betreut die Agentur weiterhin treue Bestandskunden bei ihren Projekten.

Die positive Kunden- und Projektentwicklung begründete auch die jüngste Teamerweiterung mit Cindy Bartmann, die seit Mai als neue Projektmanagerin für Creative Tours + Concepts tätig ist. „Als attraktiver Arbeitgeber mit bestem Betriebsklima und interessanten Projekten haben wir das Team trotz schwieriger Lage auf dem Arbeitsmarkt erfolgreich vergrößern können. Neue und bestehende Kunden attestieren uns, durch kreative Ideen, eine überzeugende Projektarbeit und reibungslose Umsetzung zu überzeugen. Solche Feedbacks nach einer Veranstaltung machen diesen Job so schön und interessant und motivieren mich ungemein“, erklärt Christoph Daake.

Seit diesem Jahr ist Creative Tours + Concepts Mitglied in der fwd: Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft mit dem Ziel, aktuelle Branchenthemen gemeinsam mit Kollegen anzugehen und sich für die künftigen Herausforderungen optimal aufzustellen.

Cindy Bartmann ist bei den neuen Kollegen bereits wohlbekannt. Anlässlich des Mitarbeiterfestes zum 100. Jubiläum der R + V Allgemeine Versicherung AG in der BRITA-Arena im vergangenen Jahr hatte sie mit Creative Tours + Concepts bereits eng und harmonisch zusammengearbeitet.

Cindy Bartmann verfügt über umfassende Event-Erfahrung, unter anderem als ehemalige Leiterin der Eventabteilung in der BRITA-Arena Wiesbaden. Darüber hinaus war sie Mitglied des Projektleitungsteams beim Hessentag 2018 und Juniorprojektleiterin bei den Special Olympics Willingen im Jahr 2017. Ihren sportlichen Hintergrund unterstreicht sie mit einem Sportmanagementstudium und dem Abschluss in Sportwissenschaften.