„Mit der neuen Version haben wir auf verschiedenste Kundenanforderungen reagiert.“ erklärt CTO Dr. Thorsten Reinheimer zur neuen Version. „Kunden können die Standard-Dokumenttypen verwenden und an ihre Prozesse anpassen, aber auch eigene Definitionen vornehmen. Mit dem Plugin-Mechanismus können zudem individuell nötige Anpassungen sehr einfach umgesetzt werden.“

Die Daten von eingehenden Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Zahlungsavisen werden automatisch vom PDF-Mapper® erkannt, erfasst, ausgelesen, validiert und an passender Stelle in das ERP-System importiert. Die PDF-Mapping-Technologie bietet dabei 100 % Genauigkeit, sodass Fehler in der Datenerfassung minimiert werden. PDF-Mapping kommt von „Map“, dem englischen Wort für eine Karte. Genau wie beim Erstellen einer Landkarte mit Städten und Straßen wird beim PDF-Mapping eine Art „Landkarte“ mit Daten aus dem PDF erstellt. Während Google Maps so das Layout unserer Welt erfasst, dokumentiert PDF-Mapping das Layout einer PDF-Datei.

Die neue Version wurde seit dem 23. August 2022 schrittweise ausgerollt und steht nun allen Anwendern zur Verfügung.

Weitere Informationen: www.pdfmapper.com

PDF-Mapper® beendet Suche nach semantischer Texterkennung

Die Google-Recherche nach „PDF Auslesen“ zeigt unzählige Treffer zu einfachen Tools, weiß Dr. Werner Simon, Geschäftsführer der ExxTainer AG. Aber entweder lesen diese Tools einfach nur den Text ohne weiteren Bezug aus oder arbeiten wie die Abbyy-OCR-Maschine und legen über ein Pixel-Bild einen Layer mit Textboxen. Das Ergebnis ist zwar ein durchsuchbares PDF, aber nicht semantisch. „Alle diese Lösungen sind für einfache Belege und für private Zwecke sicherlich nützlich und auch dort, wo nicht zwingend das vollständige Auslesen der Texte und ihrer jeweiligen Bedeutung mit höchster Erkennungsgenauigkeit gefragt ist.“

Semantisch bedeutet, dass nicht nur der reine Text erkannt werden muss, sondern auch die Wortlogik dahinter. Das heißt, bei einem Datum muss das Programm erkennen, ob es sich beispielsweise um ein Lieferdatum oder eine Zahlungsfrist handelt.

In Industrie und Handel wird das semantische Auslesen von Bestell-, Liefer- und Rechnungsinformationen benötigt; für Verwaltungen und Behörden sind Namens- und Adressdaten, Paragraphentexte und Ausführungsbestimmungen sowie Fristen wichtig. Aber auch in Handwerk, Ausbaugewerbe und Baugroßhandel ist das (manuelle) Erfassen von Ausschreibungstexten mit bis zu 300 Textseiten mühselig und zeitraubend.

Kommen z. B. in einem Handelsbetrieb Hunderte von Bestellungen an, die in kurzer Zeit kommissioniert und zur Lieferung bereitgestellt werden müssen, reicht einfache Texterkennung nicht aus. Eintippen dauert zu lange. Scannen mit OCR erfordert Nacharbeit. Selbst neuere  Lösungen mit Algorithmen der künstlichen Intelligenz erfordern ein Training der Texterkennung und bieten keine 100-prozentige Sicherheit. Abläufe beim Beleghandling müssen jedoch reibungslos funktionieren. 

Als intelligente Capturing-Technologie erfasst der PDF-Mapper® jedes einzelne Feld eines Belegs oder Formulars vollständig und fehlerfrei und spielt seine Stärken insbesondere aus,

• wenn Beleginhalte komplex (mehrzeilige oder mehrspaltig) aufgebaut sind
• wenn Belege viele Seiten umfassen
• wenn Kopf- und Fußzeilen zwischen erster und Folgeseiten abweichen
• wenn eventuell unterschiedliche Lieferadressen und abweichende Liefertermine pro Belegposition vorhanden sind
• wenn ausführliche Produktbeschreibung oder viele Artikelpositionen verarbeitet werden müssen
• bei fremdsprachigen Inhalten

Mit dem "Starter" bietet ExxTainer eine kostenfrei Einstiegsvariante, um die Konvertierung von PDF nach Excel/CSV/XML und die sich ergebenden Vorteile zu testen: PDF-Mapper kostenfrei testen.

Der PDF-Mapper® der ExxTainer AG konvertiert PDF-Belege nach EDI/XML und verwendet dabei die Positionsinformation der Texte (x, y, dx, dy) zur semantischen Zuordnung der Wordbedeutung im Beleg. Er erfasst diese Texte einschließlich zugehöriger Positionsinformationen, um daraus strukturierte Daten für die automatische Übernahme in die Inhousesysteme zu erstellen. So liest er komplex aufgebaute Belege mit Tabellen aus vielen Positionen (auch mit verschiedenen Inhalten pro Position), ausführlichen Texten und Beschreibungen, unterschiedlichen Artikelnummern, verschiedenen Lieferzeitwünschen pro Position etc. vollständig fehlerfrei aus.

Viele Tools – keine Lösung

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Tools für die Umwandlung von PDF in durchsuchbare Formate wie .doc, .odt, .csv. .jpg, – aber nur ganz wenige, die PDF präzise, verlässlich und zu 100 % vollständig in XML oder EDIFACT wandeln können. Also in strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von den verschiedensten Inhousesystemen, wie einer Buchungssoftware, einer Warenwirtschaft, einem Kommissionierungstool, einer ERP- oder einer Verwaltungssoftware automatisch weiterverarbeitet werden können.

Das Problem bei einfachen Tools: Entweder lesen diese Tools nur den Text (wie in eine Textdatei) aus, d. h. ohne Positionsinformation etc. oder erzeugen zwar auslesbares und durchsuchbares PDF,  aber ohne semantische Zuordnung der Inhalte. Also bei Bestellungen beispielsweise ist nicht erkennbar, was eine Bestellmenge, was ein Artikelpreis und was eine Bestellnummer ist. Alles Informationen, die für die weitere Verarbeitung benötigt werden.

PDF-Mapper® – mit Semantik zum Textverständnis

Im gewerblichen Bereich in Industrie und Handel müssen Bestell-, Liefer- und Rechnungsinformationen semantisch ausgelesen werden können. Für Verwaltungen und Behörden sind Namens, Adressdaten, Paragraphentexte und Ausführungsbestimmungen sowie Fristen wichtig.

Semantisch bedeutet, dass nicht nur der reine Text erkannt werden muss, sondern auch die Bedeutung des Textes. Bei einer Ziffernfolge wie einem Datum muss erkannt werden, ob es sich dabei um ein Lieferdatum oder eine Zahlungsfrist handelt. 

Mit dem PDF-Mapper® sind eingehende Belege im Stapelbetrieb erfassbar, können vollautomatisch zugeordnet und zu 100 % vollständig, fehlerfrei und erkennungssicher ausgelesen werden für eine reibungslose Übernahme in Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistiktool, Verwaltungssoftware oder ERP.

Features und Vorteile des PDF-Mappers® im Überblick

• PDF wird in maschinenlesbare Daten konvertiert
• Verarbeitung beliebiger Beleg-Layouts
• Verarbeitung komplexer Belege mit vielen Artikelpositionen, Untertabellen pro Position, mehrzeiligen Belegnummern etc. – nicht nur Kopf- und Fußteil eines Belegs werden erfasst
• keine manuellen Eingaben notwendig ? keine Erfassungsfehler, kein Zeitverlust, kein Nachbearbeiten
• volle Integration in die digitale Unternehmenswelt
• keine Abstimmungsprobleme mit dem Belegabsender – er schickt was er hat wie bisher

Mit seinem "Starter" stellt ExxTainer eine kostenfrei Einstiegsvariante für das semantische Auslesen von Texten aus Dokumenten und Formularen bereit. Probieren sie den Starter einfach aus und sehen, wie die Konvertierung von PDF nach CSV/XML funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren: PDF-Mapper kostenfrei testen

Mit dem PDF-Mapper® der ExxTainer AG lassen sich auch komplexe PDF-Bestellungen oder PDF-Rechnungen erfassen und konvertieren. Mit ihm ist ein automatisierter digitaler Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege von ERP zu ERP möglich – fehlerfrei, ohne Eingriff oder manuelle Nacharbeit.

PDF-Bestellungen oder PDF-Rechnungen automatisch weiterverarbeiten

Das PDF-Format ist nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet. Das bedeutet, dass Belege manuell eingegeben oder eingescannt werden müssen. Der Aufwand ist immens, die Fehleranfälligkeit hoch und umso höher, je komplexer und umfangreicher Belege werden.

Gerade auch Fachhandel, Maschinenbau, Zulieferindustrie, Komponentenhersteller, Investionsgüterproduktion etc. bekommen von vielen Partnern ganz unterschiedlich aufgebaute PDFs mit detaillierten Artikelbeschreibungen. Lohnveredeler erhalten ihre Aufträge auf Papier mit dem Lieferschein, wissen also erst beim Teileeingang, was sie veredeln müssen – hier ist eine schnelle Erfassung der Auftragsdaten zwingend für Produktionsplanung und Teilesteuerung. „Bei komplexer aufgebauten Beleg-Layouts mit vielen Belegfeldern und Artikel-Positionen spielt der PDF-Mapper® seine Stärken aus“, so Dr. Werner Simon von der ExxTainer AG. Nach ihrer Erfassung sind die Daten dann auch gleich in die Folgebelege wie Auftragsbestätigung oder Rechnung übernommen.

Prozessoptimierung im Belegfluss

Der PDF-Mapper® konvertiert auch komplexe mehrspaltige oder mehrzeilige PDF-Belege in eine maschinenlesbare Datenstruktur und ermöglicht so den digitalen Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege. Beleginhalte von Bestelldaten, Lieferscheinen, Lieferabrufen, Rechnungen und anderen Dokumenten lassen sich direkt in die Warenwirtschaft übernehmen.

Dabei werden die einzelnen PDF-Belegfelder einmalig mit der Maus erfasst und in die korrespondierenden Felder einer Datenstruktur gezogen. Es entsteht eine strukturierte, maschinenlesbare EDI/XML-Datei, die Mapping-Datei. Fax- und Briefbelege werden vorab mit Scanning (Bilddatei) und OCR (Texterkennung) in auslesbares PDF überführt. Die Verarbeitung erfolgt vollautomatisiert im Stapelbetrieb ohne manuelle Eingriffe.

Ist das Layout eines PDF-Belegs einmal erfasst und ausgelesen, wird jeder Folgebeleg mit den einmalig "gemappten" Datenfeldern, also mit diesem Layout, beim Belegeingang dann automatisch erfasst und in die internen Systeme eingelesen, ohne weitere manuelle Bearbeitung. Die Daten des PDF-Belegs erscheinen fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in der Warenwirtschaft oder dem ERP-System.

Mit seinem "Starter" stellt ExxTainer eine kostenfrei Einstiegsvariante für das semantische Auslesen von Texten aus Dokumenten und Formularen bereit. Probieren sie den Starter einfach aus und sehen, wie die Konvertierung von PDF nach CSV/XML funktioniert und wie Sie davon profitieren: PDF-Mapper kostenfrei testen