Zeitgemäße Erweiterung der Kommunikationswege

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Compliance- und Finanzdokumentation effizient zu verwalten und mit relevanten Stakeholdern zu teilen. Ob es um das Interne Kontrollsystem (IKS), Tax Compliance Management System (TCMS) oder Finanzberichte geht – eine klare und strukturierte Kommunikation ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und Prozesse nachvollziehbar zu gestalten. Daher müssen Softwarelösungen die Kommunikationswege bespielen, die heute in den Unternehmen weitreichend genutzt werden. Hier spielen die Tools von Microsoft 365 mittlerweile eine dominante Rolle.

Um dieser Entwicklung bestmöglich zu entsprechen, hat die Entwicklungsabteilung der hsp in mehreren Schritten ihre Softwarelösung Opti.Tax in Microsoft 365 integriert. Die neue Anbindung schafft viele Medienbrüche auf den Kommunikationswegen ab, so dass die Informationen im Unternehmen nahtlos und störungsfrei fließen können. Anwendende erhalten alle relevanten Updates und Aufgaben direkt in Microsoft Teams, Outlook und To Do – genau dort, wo sie täglich arbeiten.

Microsoft-365-Integration bietet viele Vorteile

Compliance- und Finanzdokumentationen sind nicht nur interne Anforderungen, sondern haben auch regulatorische Bedeutung. Oft sind sie verstreut auf verschiedene Plattformen und werden nicht effizient genug kommuniziert. Mit der Integration von Opti.Tax in Microsoft 365 ergeben sich entscheidende Vorteile:

• Schnellere Informationsverteilung: Prozessänderungen, Compliance-Dokumentationen und Finanzberichte werden unmittelbar in Teams bereitgestellt.
• Minimierung von Informationsverlusten: Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
• Erhöhte Zusammenarbeit: Steuerberater:innen, Compliance-Verantwortliche und interne Teams können sich direkt über Microsoft 365 abstimmen und Aufgaben effizient bearbeiten.

Aufgaben und Benachrichtigungen in ToDo und Teams

Im ersten Schritt der Integration wurde Opti.Tax mit Microsoft To Do verbunden. So werden die Aufgaben aus Opti.Tax automatisch synchronisiert, sodass sie direkt in Outlook, Teams oder To Do sichtbar sind. Damit behalten Anwendende ihre Aufgaben stets im Blick, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Mit der neuen Opti.Tax Teams App, verfügbar im Microsoft Teams App Store, wird die Zusammenarbeit weiter verbessert. Nach der Installation und Freigabe durch den Administrator können sich Anwendende mit ihrer Opti.Tax-Cloud-Instanz verbinden. Danach erleichtern eine Reihe nützlicher Funktionen die tägliche Arbeit:

• Direkte Benachrichtigungen in Teams bei neuen, geänderten oder erledigten Aufgaben
• Automatische Updates zu neuen Dokumenten, veröffentlichten Prozessbeschreibungen oder Compliance-Änderungen
• Chat-Integration, mit der Teammitglieder direkt in Microsoft Teams zu Aufgaben kommunizieren können
• Transparente Statusverfolgung, um Compliance- und Finanzprozesse immer im Blick zu behalten

Opti.Tax kommuniziert dort, wo die ganze Kommunikation stattfindet

Mit der Integration in Microsoft 365 stellt Opti.Tax sicher, dass wichtige Compliance- und Finanzinformationen genau dort landen, wo die Mitarbeitenden heute kommunizieren. hsp-Geschäftsführer Paul Liese erklärt: „Die Anwenderinnen und Anwender müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Kanälen hin- und herspringen, sondern erhalten alle relevanten Updates direkt in Microsoft Teams und Outlook. Erstens erleichtert es die Zusammenarbeit, zweitens werden dadurch Fehler und Informationsverluste deutlich reduziert.“

Die neuen Microsoft-365-Funktionen stehen ab sofort allen Anwendenden von Opti.Tax zur Verfügung.

Kassenregistrierung ab sofort möglich
Ein zentrales Highlight des neuen Releases ist die gesetzlich vorgeschriebene Anmeldung und Registrierung von Kassen bei der Finanzverwaltung, die seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist. Opti.Tax ermöglicht es, die für die Kassenführungsdokumentation im Kontext der Verfahrensdokumentation erfassten Daten nahtlos und ohne Medienbruch über den ELSTER Rich Client (ERiC) an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Diese Funktion spart Zeit, vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und bietet Anwenderinnen und Anwendern eine zuverlässige Lösung für die Kassenmeldung – getreu dem Motto des Unternehmens #tschuessmedienbruch.

Weitere Neuerungen und Optimierungen
Zusätzlich zur Kassenregistrierung bietet Opti.Tax 25.0 eine Vielzahl weiterer Verbesserungen:

• Live-Validierung mit interaktiven Lösungsvorschlägen: Fehler werden nicht nur erkannt, sondern mit konkreten Hilfestellungen behoben.
• Effizientes Datenmanagement: Projekte, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können gelöscht werden. Neue Vorlagen für Mandanten, Gesellschafter und Prozesse sparen wertvolle Zeit.
• KI-gestützte Risikoermittlung (IKS): Die Analyse ganzer Prozessketten wird durch künstliche Intelligenz optimiert und auf mögliche Risiken je Steuerart geprüft.
• E-Bilanz und DiFin auf neuestem Stand: Aktualisierte Taxonomien, Zuordnungsvorlagen und Schnittstellen gewährleisten eine gesetzeskonforme Verarbeitung.
• Grundsteuer-Erweiterungen: Neue Felder für Steuerbefreiungen und eine aktualisierte Live-Validierung sorgen für präzisere Ergebnisse.

Optimierte Zusammenarbeit mit der Opti.Tax Cloud
Mit dem neuen Release wird auch die Anbindung an die Opti.Tax Cloud weiter verbessert. Anwenderinnen und Anwender können Dokumente nun gesammelt oder einzeln anfordern, während Kontrollaufgaben im 4-Augen-Prinzip bearbeitet werden können.

Paul Liese, Geschäftsführer der hsp GmbH, erklärt:
„Mit Opti.Tax 25.0 setzen wir erneut Maßstäbe in der digitalen Prozessoptimierung. Besonders die neue Kassenregistrierungsfunktion bietet unseren Kunden eine zuverlässige Lösung für aktuelle Herausforderungen und zeigt, wie wir Digitalisierung und Praxisnähe verbinden.

Die Energiesozietät GmbH und die hsp Handels-Software-Partner GmbH haben eine Kooperation vereinbart, um den Nutzern der Softwarelösung für Compliance und Finanzreporting Opti.Tax einen weiteren Mehrwert zu bieten. Die beiden Partner erweitern gemeinsam die bereits vorhandene IKS-Lösung in Opti.Tax um Risiken und (Kontroll-)Maßnahmen, um Anwendern die Erstellung eines IKS zu erleichtern.

Beim IKS handelt es sich um ein wesentliches Instrument, um die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die Sicherheit der Vermögenswerte und die Effektivität und Effizienz der Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Insbesondere für die Umsatzsteuer, die zahlreiche Besonderheiten und Fallstricke aufweist, ist ein IKS unerlässlich, um Risiken zu minimieren und Fehler oder Betrug zu vermeiden.

Die Energiesozietät verfügt als eine spezialisierte Kanzlei für Energie- und Steuerrecht in Deutschland über langjährige Erfahrung und Expertise in der Beratung von Energieversorgern, Industrieunternehmen, Erzeugern und Händlern von Energie. Die hsp hat sich als innovatives Softwarehaus auf die Entwicklung und den Vertrieb von Steuersoftware spezialisiert. Mit Opti.Tax bietet die hsp eine umfassende und anwenderfreundliche Lösung an, die von mehr als 1000 Unternehmen genutzt wird.

Durch die Partnerschaft bieten die Energiesozietät und die hsp den Nutzern von Opti.Tax einen fachlich gewichtigen Mehrwert an. Die Energiesozietät stellt ihr Fachwissen und ihre Erfahrung in der Erstellung von IKS für die gängigen Steuerarten zur Verfügung und liefert den Anwendern von Opti.Tax praxisnahe Anleitungen bzw. Checklisten für die IKS-Dokumentation. Die hsp integriert diese Anleitungen und Checklisten in die Opti.Tax-Software und ermöglicht so eine einfache und effiziente Erstellung eines IKS.

Die Nutzer von Opti.Tax profitieren von dieser Kooperation, indem sie nicht nur eine leistungsstarke Software für ein Internes Kontrollsystem erhalten, sondern auch das nötige Know-how und die passenden Werkzeuge zur Erstellung eines IKS. Damit können sie sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, ihre Finanzberichterstattung zuverlässig gestalten, ihre Ressourcen schützen und ihre Geschäftsprozesse optimieren.

Über die Energiesozietät

Die Energiesozietät ist ein junges, innovatives Beratungsunternehmen, dessen langjährig erfahrene Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälte, Steuerberaterinnen/Steuerberater sowie Beraterinnen/Berater sich schwerpunktmäßig der Transformation der öffentlichen Hand und der Energiewirtschaft verschrieben hat. Das Beratungsunternehmen arbeitet hoch spezialisiert, fachübergreifend und fokussiert in folgenden Rechts-/Themengebieten: 

• Energierecht
• Kommunales Wirtschaftsrecht
• Vergaberecht
• Handels- und Gesellschaftsrecht
• Steuerrecht
• Projektmanagement / Strategieberatung
• Glücksspielrecht

Mit seinem etablierten Programm "Opti.Tax" hat hsp bereits eine breite Palette von Anwendungen im Bereich der Steuerberichterstattung entwickelt und bedient über 100.000 Mandanten und Benutzer. Diese Partnerschaft positioniert hsp als führendes Unternehmen im Bereich von Taxonomie-Software und ebnet den Weg für eine bahnbrechende Erweiterung seines Angebots in Richtung Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Warum eine weitere Softwarelösung für die Nachhaltigkeitsberichterstattung? Die Antwort ist klar:

Die jüngste Veröffentlichung der EU-Taxonomie zur Datenerfassung erfordert eine maßgeschneiderte Softwarelösung, die den Anforderungen der ESRS entspricht. Durch die Zusammenarbeit zwischen Clostermann & Jasper und hsp kann sichergestellt werden, dass die Software von Anfang an auf diese Anforderungen ausgerichtet ist.

Die geplante Software wird sich durch besondere Merkmale auszeichnen, die sie von bestehenden Lösungen abheben. Dazu gehören:

• Durch die Expertise von hsp im Bereich der Taxonomie- und Compliance-Software, werden innovative Schnittstellen zu führenden Institutionen wie dem Bundesanzeiger, Creditreform, der Abruf von Daten aus Vorsystemen wie DATEV, Addison, etc. sowie die Integration in bestehende Tax Compliance Management und Interne Kontrollsysteme der Opti.Tax Plattform ermöglicht.
• Ein herausragendes Merkmal ist die End-to-End-Übersetzungsfunktion, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Unternehmen und deren Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern ermöglicht. Dies ist besonders für multinationale Konzerne von unschätzbarem Wert und zeigt das Engagement für eine globale Zusammenarbeit.

Die kurzfristigen Entwicklungsziele umfassen die Implementierung der ESRS-Standards und die Unterstützung zur Durchführung einer Wesentlichkeitsanalyse. Mittelfristig werden auch Branchenstandards und der VSME (der kommende Standard für freiwillige Berichterstattung) in die Software integriert.

"Diese Partnerschaft vereint das Fachwissen von Clostermann & Jasper im Bereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung mit der technologischen Kompetenz von hsp. Gemeinsam werden wir eine wegweisende Softwarelösung entwickeln, die Unternehmen dabei unterstützt, den steigenden Anforderungen an Transparenz und Nachhaltigkeit gerecht zu werden", sagte Dr, Steve Waitschat, Geschäftsführer der C&J Consult GmbH.

Die gemeinsame Entwicklung der Software hat bereits begonnen, und erste Implementierungen werden in naher Zukunft erwartet.

Diese strategische Partnerschaft vereint das Know-how der hsp GmbH in der Entwicklung hochmoderner Software mit der Expertise rund um buchhalterische Anforderungen der S+S SoftwarePartner. Die Zusammenarbeit ermöglicht es beiden Unternehmen, ihre Stärken zu bündeln und den Kunden einen umfassenden Mehrwert zu bieten.

Hauptvorteile der Partnerschaft für Anwender:

1. Optimiertes Steuerberatungserlebnis: Die Anwender der S+S SoftwarePartner profitieren von den fortschrittlichen Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit der Opti.Tax Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten ist.
2. Effizienzsteigerung: Durch die Nutzung der hsp-Technologie können die Anwender ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.
3. Aktuelle Gesetzgebung: Die Partnerschaft gewährleistet, dass die Steuerberater der S+S SoftwarePartner stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sind, da die Opti.Tax Plattform regelmäßig aktualisiert wird, um gesetzliche Änderungen zu berücksichtigen.

Die Integration der Opti.Tax Plattform von hsp ermöglicht es den Anwendern der S+S SoftwarePartner, von zusätzlichen Funktionen wie den Schnittstellen zum Bundesanzeiger sowie den Banken (Digitaler Finanzbericht) zu profitieren.

Stellungnahme der Geschäftsführer:

"Diese Partnerschaft ist ein bedeutender Schritt für beide Unternehmen. Wir sind überzeugt, dass die S+S SoftwarePartner und ihre Kunden von der innovativen Opti.Tax Plattform sowie unserem exklusiven Modul profitieren werden." Paul Liese, Geschäftsführer, hsp GmbH

"Die Integration der Lösungen von hsp erleichtert unseren Kunden die Erstellung der E-Bilanz und anderer wichtiger Reports. Opti.Tax ist für mich die flexibelste und anwenderfreundlichste Finanzreportinglösung im deutschsprachigen Raum." Dirk Forke, Geschäftsführer, S+S SoftwarePartner

Die hsp GmbH und die S+S SoftwarePartner freuen sich darauf, ihre Zusammenarbeit weiter zu vertiefen.

Für weitere Informationen und Presseanfragen kontaktieren Sie bitte:

• Unternehmenskontakt hsp GmbH: Maori Kunigo, m.kunigo@hsp-software.de
• Unternehmenskontakt S+S SoftwarePartner GmbH: Inga Endrikat, marketing@softwarepartner.net

Als wichtigste Neuerung präsentiert die hsp das Modul Country-by-Country Reporting (CbCR). Es ermöglicht Unternehmen, ihre steuerlichen Informationen in allen Ländern, in denen sie operieren, effizient zu melden und zu übermitteln. Außerdem wird eine grafische Visualisierung von Risiken im Bereich des Tax Compliance Management Systems hinzugefügt. Diese verschafft einen schnellen Überblick über die wesentlichen Risiken und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen.

Zusätzlich wird die automatisierte Übersetzung von Inhalten in der Opti.Tax Cloud in die gewünschte Sprache der Anwenderin bzw. des Anwenders integriert. Dies geschieht mittels Künstlicher Intelligenz (KI) von DeepL, dem Kölner Spezialisten für maschinelle Übersetzungen. Mit dieser Funktion wird die Zusammenarbeit in internationalen Teams erheblich erleichtert und beschleunigt. Auch ohne multilinguale Fachkräfte können Personen über Sprachbarrieren hinweg fachliche Inhalte besprechen und bearbeiten.

Effizienteres Tax Compliance Management

„Mit der Opti.Tax Version 23.2 ermöglichen wir unseren Kundinnen und Kunden ein effizienteres Tax Compliance Management“, erklärt Paul Liese, Geschäftsführer der hsp. „Die neuen Funktionen ermöglichen es Unternehmen, ihre steuerlichen Verpflichtungen sicherer und genauer zu erfüllen, Risiken zu minimieren und nahtlos länderübergreifend ohne Kommunikationsbarrieren zu agieren. Opti.Tax deckt das Thema Tax Compliance Management also künftig noch umfassender ab.“

Die 1991 gegründete Softwarefirma hsp entwickelt Softwarelösungen und Services für die Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Auch Steuerabteilungen vieler Unternehmen setzen Opti.Tax fürs elektronische Rechnungswesen ein. Für die Softwareplattform sind etliche professionelle Module verfügbar, beispielsweise für Dokumentation und Finanzreporting. Das Modul für Dokumentation umfasst Bereiche wie Tax Compliance Management System, Internes Kontrollsystem (IKS), Verfahrensdokumentation, Verrechnungspreisdokumentation und Nachhaltigkeitsreporting.

Beim Thema Grundsteuer-Software passiert aktuell das, was bereits in der Vergangenheit bei kurzfristigen Themen häufig vorgekommen ist: Einige wenige Lösungen funktionieren, zum Beispiel „Opti.Tax Grundsteuer“ von der hsp. Hunderte Kanzleien haben längst mit der Arbeit an den Feststellungserklärungen begonnen. Es wurde Personal eingearbeitet, das gemeinsam mit den Mandanten Grundstücksdaten erfasst, sich um die Vollmachten kümmert und Freigaben einholt. Andere Kanzleien haben auf Grundsteuer-Lösungen gesetzt, die noch nicht einsatzfähig sind. Es fehlen Schnittstellen, Vorlagen oder schlicht Entwicklerinnen und Entwickler, um die Software mit Updates zu versorgen. Dass damit Kanzleien und Mandanten unter Zeitdruck geraten, hilft niemandem – weder der hsp noch anderen Marktbegleitern.

Ein leuchtendes Beispiel, wie eine Herausforderung gemeinsam bewältigt werden kann, stellt die aktuelle Zusammenarbeit der hsp mit Wolters Kluwer beim Thema Massenimport dar. Die hsp hat in den vergangenen Wochen gemeinsam mit Kanzleien eine Excel-Vorlage entwickelt, die den Massenimport vorerfasster Daten in Opti.Tax Grundsteuer ermöglicht. Dadurch wird die Datenerfassung extrem vereinfacht und beschleunigt. Diesen Vorteil möchte Wolters Kluwer den Nutzerinnen und Nutzern der eigenen Grundsteuer-Lösung ebenfalls anbieten. Statt von Null auf eine eigene Vorlage aufzubauen oder die existierende Vorlage zu kopieren, suchte das Unternehmen den Dialog mit der hsp.

Echte Partnerschaft statt doppelter Arbeit

Die Excel-Vorlage der hsp für den Massenimport ist umfangreich, detailliert und durchdacht. Eingaben werden geprüft, aktuelle Anforderungen und Hinweise aus den Kanzleien eingearbeitet. Kanzleien zeigen sich begeistert vom Nutzen dieses Hilfsmittels. Um eine Vorlage auf ähnlichem Niveau zu entwickeln, müsste Wolters Kluwer viel Zeit und Geld investieren. Allerdings ist bei der Grundsteuerreform beides knapp, besonders bei den Kanzleien und Unternehmen. Es ergäbe keinen Sinn, etwas zu entwickeln, was es bereits praxisbewährt in herausragender Qualität gibt. Daher hat die hsp ohne Zögern die Excel-Vorlage zur Übernahme und Verwendung durch Wolters Kluwer freigegeben.

Zusammenarbeit bedeutet aber nicht, dass lediglich eine Datei von A nach B geschickt wird. Die Entwickler von Opti.Tax und der weltweit agierende Informationsdienstleister bleiben im Dialog, nicht nur beim Thema Grundsteuer. Was die Excel-Vorlage betrifft, werden auch künftige Weiterentwicklungen durch die hsp an Wolters Kluwer kommuniziert. Zudem sollen Erfahrungen ausgetauscht und gemeinsames Know-how aufgebaut werden. Mit dieser Art der gelebten Partnerschaft stellen sich beide Unternehmen in den Dienst der vielen Kanzleien und Unternehmen, die die Grundsteuerreform stemmen müssen.

Gemeinsam schaffen wir das

Unter dem Motto „Gemeinsam schaffen wir das“ forciert die hsp die Zusammenarbeit von Software- und Service-Anbietern, Kanzleien und Unternehmen bei der Grundsteuerreform. Ziel der Aktion ist es, alle Beteiligten innerhalb der vorgegebenen Fristen und Rahmenbedingungen durch die Finanzverwaltung sicher und sauber durch die Reform zu führen. Als Entwickler einer der leistungsfähigsten Grundsteuer-Lösungen ruft die hsp ihre Marktbegleiter auf, gemeinsam für den Erfolg der Kanzleien und Mandanten alles zu geben. Ohne Konkurrenzdenken, ohne Insellösungen und ohne Eitelkeiten.