• Der Expressdienst setzt mit dem neuen Dreijahresvertrag seine bereits 2007 begonnene Strategie fort, ausschließlich Strom aus erneuerbaren Quellen zu nutzen
• Auch GEODIS-Töchter für Spedition und Kontraktlogistik in Deutschland profitieren von neuem Abschluss 

Der auf die Branchen Healthcare, Kosmetik, Consumer Electronics sowie weitere sensible Güter spezialisierte Expressdienst trans-o-flex hat mit dem Mannheimer Energieversorgungsunternehmen MVV Energie einen neuen Dreijahresvertrag über die Stromlieferung bis Ende 2028 geschlossen. MVV Energie garantiert dabei, dass der Strom zu 100 Prozent in Anlagen für erneuerbare Energien erzeugt wird. Verglichen mit den CO2-Emissionen, die mit dem Strombezug aus dem normalen deutschen Strommix verbunden wären, vermeidet trans-o-flex so insgesamt 17.709 Tonnen CO2-Emissionen. „Der Bezug von Strom aus erneuerbaren Energiequellen ist ein bewährter Teil unserer Nachhaltigkeitsstrategie, mit der wir seit Jahren unseren ökologischen Fußabdruck verringern“, sagt trans-o-flex-CEO Martin Reder.

Der Strom aus diesem Vertrag wird von allen deutschen trans-o-flex-Gesellschaften genutzt, also auch an den Standorten der auf Kontraktlogistik spezialisierten trans-o-flex Logistik-Service sowie an den Standorten der trans-o-flex ThermoMed, die sich auf temperaturgeführte Transporte bei 2 bis 8 Grad Celsius konzentriert. Neben trans-o-flex profitieren erstmals auch andere GEODIS-Geschäftsbereiche in Deutschland von diesem Vertrag. „Mit unserem eigenen jährlichen Strombeschaffungsvolumen von rund 16.000 Megawattstunden konnten wir günstige Konditionen für erneuerbare Energien sichern und diese damit für die Speditions- und Kontraktlogistikaktivitäten von GEODIS in Deutschland attraktiv machen“, ergänzt Reder. „Gleichzeitig war es für unseren langjährigen Energiepartner MVV interessant, die Liefermenge noch weiter zu erhöhen.“

Bereits 2007 hat trans-o-flex begonnen, den Strombezug auf erneuerbare Energiequellen umzustellen. In dem neuen Dreijahresvertrag ist für trans-o-flex eine jährliche Lieferung von 16.263 Megawattstunden Strom vereinbart. Beim normalen Strommix in Deutschland entstanden 2024 laut Umweltbundesamt pro Kilowattstunde 363 Gramm CO2-Emissionen. Verglichen damit verhindert trans-o-flex mit seinem jährlichen Bezug von 16.263 Megawattstunden Strom aus erneuerbaren Energien CO2-Emissionen von mehr als 5.903 Tonnen. Das ist ungefähr so viel wie 11.000 Personen in Deutschland durchschnittlich in einem Jahr an Emissionen durch ihren Stromverbrauch verursachen.

Die neue Dispositions-Software entlastet Disponenten und beschleunigt deren Arbeit. Sie erstellt automatisch die optimalen Tourenverläufe für alle Zustellfahrzeuge einer Niederlassung. Dabei berücksichtigt sie vorgegebene Faktoren wie Warenannahmezeiten oder Expresszustellungen mit festen Lieferzusagen bis zu einer bestimmten Uhrzeit. Die Disponenten können die Vorschläge der Software bei Bedarf manuell anpassen. Günther: „Mit der Dispositions-Software geht die Planung schneller, sie ist weniger abhängig von individueller Erfahrung der Mitarbeiter und insgesamt effizienter.“

Gleichzeitig hat TMA mit dem System die nötigen Bedingungen geschaffen, damit Empfänger künftig eine detaillierte Vorabinformation mit dem voraussichtlichen Zustellzeitfenster ihrer Sendung erhalten können. „Wir haben geliefert“, erläutert Günther. „Jetzt müssen die Versender den Service nur noch buchen, die Empfängerdaten übermitteln und die Empfänger zustimmen.“

Das ebenfalls eingeführte neue Selbstabfertigungsmodul und die damit verbundenen vereinfachten Prozesse ermöglichen es den Zustellfahrern, schneller als bisher mit ihrer Tour zu starten. Denn nach dem Beladen ihrer Fahrzeuge können sie direkt in der Umschlaghalle die Abfertigung und Tourkontrolle erledigen. Dazu gehen sie zu einem Computer-Terminal in der Halle und scannen dort den jeweiligen QR-Code für ihre Tour. Das System erledigt dann digital in wenigen Sekunden den Abgleich der geladenen mit den für die Tour vorgesehenen Sendungen und druckt die nötigen Begleitdokumente automatisch aus. Der bisherige Gang ins Abfertigungsbüro entfällt, Wartezeiten werden vermieden und die Fahrer können früher mit ihrer Tour starten. Dadurch steht mehr Arbeitszeit für die eigentliche Zustellung zur Verfügung.

Dieselben technischen Lösungen hat trans-o-flex Express, die deutsche Schwestergesellschaft von TMA, ebenfalls eingeführt. „Durch die Harmonisierung der IT-Lösungen mit den bereits etablierten Prozessen bei trans-o-flex Express in Deutschland entsteht ein einheitliches Qualitätsniveau“, so Günther weiter. „Gleichzeitig sinken Entwicklungs- und Pflegekosten für die Software und der Personaleinsatz bei Ausfällen wird flexibler.“

The new dispatching software reduces the workload for dispatchers and speeds up their work. It automatically generates the optimal route plans for all delivery vehicles at a branch. In doing so, it takes into account specified factors such as goods acceptance times or express deliveries with fixed delivery commitments by a certain time. Dispatchers can adjust the software’s proposals manually if required. Günther: “Using the dispatching software, planning is faster, less dependent on the individual experience of staff, and more efficient in overall terms.”

At the same time, TMA has created the necessary conditions with this system for recipients to receive detailed advanced notification including the expected delivery timeslot of their consignment. “We have delivered,” explains Günther. “Now all the consignors have to do is simply book the service, transmit the recipient data and obtain the recipients’ consent.”

The new self-check-in module, which has also been introduced, and the associated streamlined processes enable delivery drivers to start their routes more quickly than was previously the case. This is because, once their vehicles have been loaded, they can complete the check-in and route checks directly in the transhipment hall. To do this, they go to a computer terminal in the hall and there they scan the relevant QR code for their route. The system then digitally compares the loaded consignments with those assigned to the route within seconds and automatically prints the required accompanying documents. The need to visit the dispatch office is eliminated, reducing waiting times and allowing drivers to begin their routes earlier. This increases the available time for actual deliveries.

The same technical solutions have also been introduced by trans-o-flex Express, TMA’s German sister company. “By harmonising IT solutions with the already established processes at trans-o-flex Express in Germany, a consistent level of quality is created,” Günther continues. “At the same time, development and maintenance costs for the software are reduced and staff deployment becomes more flexible in the event of absences.”

An energy management system according to ISO 50001 consists of five core elements. To begin with, the company develops and documents its energy policy. In doing so, the company is committed to its strategy for efficient energy use. The current status at the start of the process is established by recording and analysing the energy flows and consumption. At the same time, this analysis can reveal potential energy savings. In addition, specific goals in terms of the energy efficiency and energy consumption can be developed and recorded. Following this development and implementation of action plans commences in order to successively achieve the energy goals. Ultimately the key concern involves regularly inspecting what has been attained and where necessary to adapt certain individual steps and to implement new ideas. This continuous improvement process within a PDCA cycle (Plan-Do-Check-Act) forms the systematic core of every ISO certification.

"ISO 50001 fits seamlessly within our integrated management system because our employees are already familiar with the structure and processes from other ISO certifications.” The BSI Group was chosen as the certifier, as it was for ISO 9001 and ISO 14001. The certificates, like those for the other management systems at trans-o-flex – such as the pharmaceutical logistics certification in accordance with EU GDP or the security certifications according to TAPA standards – are available at any time on the company website in the Downloads section. 

As one of the first steps in the operational rollout of the management system, all branch managers completed training in energy-efficient operations and behaviour. The largest consumers at each location were also identified. It emerged here that at an average trans-o-flex site around 70 per cent of total energy demand is required for the provision of heating. “We will therefore place particular emphasis on upgrading and controlling the heating systems,” explains Reder. “Measures in this area always affect both costs and the carbon footprint, so we therefore have a double saving effect.”

Ein Energiemanagement-System nach ISO 50001 hat fünf Kernbestandteile. Zuerst entwickelt und dokumentiert das Unternehmen seine Energiepolitik. Dabei bekennt sich das Unternehmen zu seiner Strategie für den effizienten Energieeinsatz. Mit einer Erfassung und Auswertung der Energieflüsse und des Energieverbrauchs wird sodann der Ist-Stand zu Beginn des Prozesses festgehalten. Gleichzeitig kann schon dadurch Potenzial für Energieeinsparungen gefunden werden. Darüber hinaus können konkrete Ziele hinsichtlich Energieeffizienz und -verbrauch entwickelt und festgehalten werden. Danach beginnt die Entwicklung und Umsetzung von Aktionsplänen, um die Energieziele nach und nach zu erreichen. Schließlich gilt es, das Erreichte regelmäßig zu überprüfen, gegebenenfalls einzelne Schritte anzupassen und neue Ideen umzusetzen. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess im Rahmen eines PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist systematischer Kern jeder ISO-Zertifizierung.

„Die ISO 50001 fügt sich nahtlos in unser integriertes Managementsystem ein, weil die Struktur und Prozesse unseren Mitarbeitern schon von anderen ISO-Zertifizierungen bekannt sind.“ Mit der BSI Group wurde auch derselbe Zertifizierer gewählt wie bei ISO 9001 und ISO 14001. Die Zertifikate stehen wie die der anderen Managementsysteme von trans-o-flex – etwa die Pharmalogistik-Zertifizierung nach den EU-GDP oder die Sicherheitszertifizierungen nach TAPA-Standards – jederzeit auf der Webseite des Unternehmens im Bereich Downloads bereit. 

Als einer der ersten Schritte im Rahmen der operativen Einführung des Managementsystems haben alle Niederlassungsleiter eine Schulung zu energiesparendem Betrieb und Verhalten absolviert. Weiterhin wurden die größten Verbraucher je Standort identifiziert. Dabei hat sich herausgestellt, dass an einem durchschnittlichen trans-o-flex-Standort rund 70 Prozent des gesamten Energiebedarfs für die Wärmebereitstellung benötigt wird. „Wir werden also einen besonderen Fokus auf die Erneuerung und Steuerung der Heizungen legen“, erläutert Reder. „Maßnahmen in diesem Bereich wirken sich immer sowohl auf die Kosten als auch auf die CO2-Bilanz aus, wir haben hier also einen doppelten Einspareffekt.“

trans-o-flex had its quality management system certified for the first time in 1995. Certification in accordance with ISO 14001 followed in August 2010, with the first GDP certification achieved later the same year. “Certifications are an indispensable part of our quality strategy,” Reder continues. “They enable us to continuously improve our processes and document our quality externally.”

The ISO 9001 standard specifies requirements that companies must meet to consistently provide high-quality products and services and satisfy their customers. ISO 14001 aims to minimise a company’s negative environmental impacts and promote their sustainable development. The certification body BSI Group audited all trans-o-flex companies over almost two months to verify their compliance with both standards. GDP certification was performed by the certification body TÜV Süd. All new certificates are available on the company’s website.

In addition: TAPA certification for greater security

Alongside GDP, quality and environmental management, trans-o-flex has also been certified in accordance with the TAPA FSR C 2023 security standards at two further network locations. This means that six locations have already been newly certified according to the strict TAPA standards this year.

Background: In order to prevent costly losses due to damage, theft or other criminal attacks on valuable freight, the shippers’ association Transported Asset Protection Association (TAPA) developed the particularly demanding FSR security standard for the handling of high-risk consignments. FSR stands for Facility Security Requirements and also covers, for instance, the video surveillance of distribution hubs. “By means of the TAPA FSR certification, we are increasing the security of our freight and reducing insurance costs.” Precisely because sensitive goods are part of trans-o-flex’s core business, Martin Reder believes “the security of our goods along the supply chain makes a significant contribution towards our business success.”

This year, TAPA FSR C 2023 certification has also been planned for our Bruchsal, Hanover and Koblenz sites. In total, trans-o-flex will then have TAPA certification for all four locations in Austria and 23 locations in Germany.

Das Qualitätsmanagementsystem hat trans-o-flex erstmals 1995 zertifizieren lassen. Die erste Zertifizierung nach ISO 14001 erfolgte im August 2010, die erste GDP-Zertifizierung im selben Jahr. „Zertifizierungen sind für uns ein unverzichtbarer Teil unserer Qualitätsstrategie“, so Reder weiter. „Wir können damit unsere Prozesse kontinuierlich verbessern und unsere Qualität auch nach außen hin dokumentieren.“ 

Die Norm ISO 9001 legt Anforderungen fest, mit denen Unternehmen sicherstellen, dass sie qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen erbringen und ihre Kunden zufriedenstellen können. Ziel der ISO 14001 ist es, negative Umweltauswirkungen eines Unternehmens zu minimieren und seine nachhaltige Entwicklung zu fördern. Das Zertifizierungsunternehmen BSI Group hat die trans-o-flex-Gesellschaften fast zwei Monate lang auf die Einhaltung beider Normen geprüft. Die Zertifizierung nach GDP erfolgte durch die Sachverständigenorganisaation TÜV Süd. Alle neuen Zertifikate sind auf der Webseite des Unternehmens abrufbar.

Zusätzlich: TAPA-Zertifizierung für mehr Sicherheit

Neben GDP, Qualitäts- und Umweltmanagement hat trans-o-flex für zwei weitere Netzwerkstandorte auch die Zertifizierung nach den Sicherheitsstandards TAPA FSR C 2023 erreicht. Damit wurden in diesem Jahr bereits sechs Standorte neu nach den strengen TAPA-Standards zertifiziert.

Hintergrund: Um kostspielige Verluste durch Beschädigen sowie durch Diebstahl und andere kriminelle Übergriffe auf wertvolle Fracht zu vermeiden, hat der Verladerverband Transported Asset Protection Association (TAPA) den als besonders anspruchsvoll geltenden Sicherheitsstandard FSR für den Umgang mit besonders gefährdeten Transportgütern entwickelt. FSR steht für Facility Security Requirements und sieht beispielsweise auch die Videoüberwachung von Umschlagzentren vor. „Mit der TAPA-FSR-Zertifizierung erhöhen wir die Sicherheit unserer Frachten und senken Versicherungskosten.“ Gerade weil sensible Güter zum Kernbereich von trans-o-flex gehören, trägt laut Martin Reder „die Sicherheit der Waren entlang der Lieferkette maßgeblich zu unserem unternehmerischen Erfolg bei“.

In diesem Jahr ist die Zertifizierung nach TAPA FSR C 2023 auch noch an den Standorten in Bruchsal, Hannover und Koblenz geplant. Insgesamt wird trans-o-flex dann alle vier Standorte in Österreich TAPA-zertifiziert haben sowie 23 Standorte in Deutschland.

• Whether it’s a pacemaker destined for Brazil, the setting up of promotional displays in German pharmacies or the expiry of a pharmaceutical patent – the new business division delivers bespoke logistics solutions.
• A multimodal approach: a team of specialists does not restrict itself to road transport

A patient in São Paulo needs a pacemaker that isn’t available in Brazil. The life-saving medical device is in stock in the town of Tuttlingen in Baden-Württemberg. Can it arrive in São Paulo in time for the operation? “Whenever one of our customers suddenly has a consignment that is extremely urgent, sensitive or important, or that requires special handling, then it’s a job for our Special Services team,” says trans-o-flex CEO Martin Reder. That’s why the company has created a new business division, which the express logistics provider is presenting for the first time at the transport logistic trade fair in Munich.

Reder views the development of our Special Services division as a strong signal: “We are there for our customers especially when they need us most.” The Special Services team draws on a range of service options that can be combined to meet the customer’s specific needs. “A classic example of this is the direct courier run,” explains Reder. “Depending on the size of the consignment or its specific requirements, such as temperature control, we organise a driver with the appropriate vehicle who collects the goods within 90 to 120 minutes of order confirmation and drives straight to the destination.”

However, the service is not limited to road transport. “We utilise tools such as OBC, Next Flight Out or Air Charter.” An Onboard Courier (OBC) is, for instance, well suited for the delivery of a pacemaker from Germany directly to the operation in a hospital in São Paulo. “First a courier run from the manufacturer to Frankfurt Airport. There, the driver hands over the pacemaker to the OBC, for whom we have booked a ticket on a direct flight to São Paulo. The OBC usually travels with hand luggage only, avoiding the time-consuming checking in of baggage and at the destination airport they do not have to wait for the luggage to be unloaded. Instead, following the passport control and customs clearance they can immediately catch a taxi, drive to the hospital and personally hand the pacemaker over to an authorised person.”

If a personal accompaniment of the consignment is not necessary for security or speed reasons, the Next Flight Out (NFO) service may also be an option. In this case the goods travel in the hold of the next available scheduled flight operating on the desired route. Due to strict regulations regarding size, weight or packaging – or simply because no scheduled flights are available within the required time frame –an Air Charter is often the only option instead of NFO.

More than just transport: Delivering, setting up and stocking promotional displays

Special services also includes White Glove Solutions. “It is more about ensuring that the goods are not only transported but instead handled in a particular way”, states Reder. “For instance, this is evident in the assembly and stocking of promotional displays in pharmacies.” Specially trained drivers deliver the displays to pharmacies, set them up, stock them with the goods they have also brought, collect all the packaging materials afterwards, and as a final step take photos of the completed display for documentation purposes. The same applies to the shelf-restocking service. Here too, goods are not just delivered – they may also need to be placed directly on the shelves.

When a drug patent expires

A further special feature is the provision of bespoke logistics solutions when patents expire. “Although this can be planned, it is extremely time-critical,” explains Reder. This is because when a drug’s patent protection expires, the generic drug that reaches pharmacies first often generates the most sales. “It is frequently supported by major marketing campaigns. The logistics must therefore take place flawlessly.” The challenge in achieving this is that while the generic drug may not be stocked in Germany the day before the patent protection expires, it should be available everywhere the day after. This is why the Special Services team organises a precisely timed distribution solution in these cases. “The most important elements are that we warehouse the generics at one or more sites abroad where the patent has already expired. There, vehicles are pre-loaded on the day before launch (Day –1). At midnight on the first day of the patent’s expiry, these pre-loaded vehicles cross the German border and proceed to various trans-o-flex transshipment centres. From there, the products reach any location in Germany within the specified time window.”

• Ob Herzschrittmacher für Brasilien, Display-Aufbau in deutschen Apotheken oder Patentauslauf eines Medikaments – neuer Geschäftsbereich realisiert individuelle Logistiklösungen
• Multimodaler Ansatz: Team aus Spezialisten beschränkt sich nicht auf Straßentransporte

Ein Patient in São Paulo braucht einen Herzschrittmacher, den es in Brasilien nicht gibt. Im württembergischen Tuttlingen wäre das lebensrettende Medizinprodukt verfügbar. Kann es rechtzeitig zur Operation in São Paulo sein? „Immer wenn einer unserer Kunden plötzlich eine Sendung hat, die extrem eilig, sensibel oder wichtig ist oder die eine besondere Behandlung braucht, dann ist das ein Fall für Special Services“, sagt trans-o-flex-CEO Martin Reder. Deshalb hat das Unternehmen einen neuen Geschäftsbereich aufgebaut, den der Expressdienst auf der Fachmesse transport logistic in München erstmals vorstellt.

Im Aufbau des Bereichs Special Services sieht Reder ein wichtiges Signal: „Wir sind auch und gerade dann für unsere Kunden da, wenn sie uns am nötigsten brauchen.“ Dafür greift das Team Special Services auf verschiedene Servicevarianten zurück, die je nach Kundenbedarf kombiniert werden. „Klassisch ist die direkte Kurierfahrt“, erläutert Reder. „Entsprechend der Größe der Sendung oder ihrer speziellen Anforderungen, etwa an die Temperierung, organisieren wir einen Fahrer mit dem passenden Fahrzeug, der die Ware innerhalb von 90 bis 120 Minuten nach Auftragsbestätigung abholt und direkt zum Ziel fährt.“

Doch der Service ist nicht auf Straßentransporte beschränkt. „Wir nutzen Tools wie OBC, Next Flight Out oder Air Charter.“ Ein Onboard Courier (OBC) sei beispielsweise geeignet, um einen Herzschrittmacher aus Deutschland direkt zur Operation in ein Krankenhaus in São Paulo zu bringen. „Erst eine Kurierfahrt vom Hersteller zum Frankfurter Flughafen. Dort übergibt der Fahrer den Herzschrittmacher an den OBC, dem wir ein Ticket im Direktflug nach São Paulo gebucht haben. Der OBC reist in der Regel nur mit Handgepäck und spart sich so die zeitraubende Gepäckaufgabe. Und am Zielflughafen braucht der OBC nicht auf die Gepäckentladung zu warten, sondern kann sich nach der Passkontrolle und der Warenverzollung sofort in ein Taxi setzen, zum Krankenhaus fahren und den Herzschrittmacher dort persönlich an eine berechtigte Person übergeben.“

Ist eine persönliche Begleitung der Sendung aus Sicherheits- oder Schnelligkeitsgründen nicht notwendig, kann ein Next Flight Out Service (NFO) in Frage kommen. Dabei reist die Ware im Gepäckraum des nächsten verfügbaren Linienflugzeugs, das auf der gewünschten Route verkehrt. Weil dabei strikte Vorschriften hinsichtlich Größe, Gewicht oder Verpackung gelten oder schlicht kein Linienflieger im zur Verfügung stehenden Zeitfenster buchbar ist, kommt statt des NFO oftmals nur ein Air Charter in Frage.

Mehr als nur transportieren: Verkaufsdisplays liefern, aufbauen, befüllen

Zu Special Services gehören auch White Glove Solutions. „Dabei geht es darum, dass die Ware nicht nur transportiert, sondern in einer bestimmten Art und Weise behandelt wird“, so Reder. „Ein Beispiel hierfür ist etwa Aufbau und Bestückung von Verkaufsdisplays in Apotheken.“ Speziell geschulte Fahrer bringen dabei die Displays in die Apotheken, bauen sie auf, befüllen sie mit der Ware, die sie ebenfalls mitgebracht haben, nehmen das gesamte Verpackungsmaterial wieder mit und machen zum Abschluss zur Dokumentation noch Fotos vom fertigen Display. Ähnliches gilt für den Regal-Service. Auch dort müssen die Waren nicht nur geliefert, sondern beispielsweise gleich in die Regale eingeräumt werden.

Wenn das Patent eines Arzneimittels ausläuft

Eine weitere Besonderheit sind maßgeschneiderte Logistiklösungen bei Patentausläufen. „Das ist zwar planbar, aber extrem zeitkritisch“, weiß Reder. Denn wenn der Patentschutz eines Medikaments ausläuft, macht oft dasjenige Generikum den größten Umsatz, das am schnellsten in den Apotheken verfügbar ist. „Oftmals wird das mit großen Werbekampagnen unterstützt. Da muss die Logistik 100-prozentig passen.“ Die Herausforderung dabei: Während das Generikum noch am Tag vor dem Auslauf des Patentschutzes nicht in Deutschland gelagert werden darf, soll es einen Tag später bereits überall erhältlich sein. Deshalb organisiert Special Services in solchen Fällen eine exakt getaktete Distributionslösung. „Die wichtigsten Elemente sind, dass wir die Generika an einem oder mehreren Standorten im Ausland, wo kein Patentschutz mehr besteht, zwischenlagern. Dort werden dann Fahrzeuge am Tag minus 1 vorgepackt. Und um null Uhr am ersten Tag des Patentauslaufs überqueren diese vorgepackten Fahrzeuge die deutsche Grenze und steuern verschiedene trans-o-flex-Umschlagstandorte an. Von dort erreicht die Ware im gewünschten Zeitfenster jeden Ort in Deutschland.“