Warum nicht jeder gleich geprüft wird

Ein Praktikant im Marketing und eine Geschäftsführerin mit Zeichnungsberechtigung tragen nicht dasselbe Risiko – also prüft Validato sie auch nicht gleich tief. Das risikobasierte Vorgehen ist der Kern der Methodik: Die Prüftiefe richtet sich nach dem konkreten Risiko der Position, nicht nach einem starren Standardpaket. Das ist nicht nur effizient, sondern rechtlich geboten.

Das Erforderlichkeitsprinzip als Ausgangspunkt

Sowohl die DSGVO als auch § 26 BDSG verlangen, dass nur jene Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind. Validato übersetzt dieses Prinzip in die Modulauswahl: Für eine Position mit Finanzverantwortung sind Bonitäts- und Sanktionslisten-Prüfungen erforderlich, für eine reine Sachbearbeitung nicht. Die Auswahl beginnt daher immer mit einer Analyse der Rolle.

Wie das Risikoprofil entsteht

Validato bewertet mehrere Dimensionen: Zugang zu sensiblen Daten, Finanzverantwortung, Führungsverantwortung, Kundenkontakt und regulatorische Anforderungen der Branche. Aus diesen Faktoren entsteht ein Risikoprofil, das die passenden Module aus dem Katalog von 18 Optionen bestimmt. So wird ein KRITIS-Betreiber anders geprüft als ein Handelsunternehmen.

Konfiguration statt Standardpaket

Das Ergebnis ist eine konfigurierte Prüfung, keine Schablone. Manche Rollen benötigen nur Identitäts- und Zeugnisverifikation, andere zusätzlich PEP-Screening, KYB-Checks oder OSINT-Recherche. Validato dokumentiert für jede Prüfung, warum welches Modul gewählt wurde – das macht die Verhältnismässigkeit belegbar.

Der Nutzen für Compliance und HR

Für Unternehmen bedeutet dieses Vorgehen Rechtssicherheit und Kosteneffizienz zugleich. Es werden keine unnötigen Daten erhoben, und die Kosten entstehen nur für die tatsächlich benötigten Module – ein Vorteil des Pay-per-Use-Modells von Validato. Gleichzeitig ist die Prüfung dort tief, wo das Risiko es verlangt.

„Verhältnismässigkeit ist kein Kompromiss, sondern Qualität. Validato prüft dort tief, wo das Risiko es verlangt – und nur dort. Das ist gelebtes Erforderlichkeitsprinzip.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Der Ablauf im Überblick

Ein Background Screening bei Validato folgt einem klar definierten, dokumentierten Prozess. Am Anfang steht nicht die Datenbankabfrage, sondern die Festlegung des Prüfumfangs: Welche Position wird besetzt, welche Risiken sind mit ihr verbunden, welche Prüfung ist rechtlich erforderlich? Aus dieser Einordnung wählt Validato aus 18 konfigurierbaren Modulen genau jene aus, die zum Risiko der Rolle passen. So entsteht kein Standardpaket, sondern eine auf die konkrete Stelle zugeschnittene Prüfung.

Einwilligung und Rechtsgrundlage

Bevor Validato eine einzige Angabe verifiziert, liegt die Einwilligung der geprüften Person vor und die Rechtsgrundlage nach DSGVO Art. 6 und § 26 BDSG ist dokumentiert. Der Prozess ist so gestaltet, dass jederzeit nachvollziehbar bleibt, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet wurden. Diese Transparenz ist kein Zusatz, sondern integraler Bestandteil des Ablaufs und schützt sowohl den Arbeitgeber als auch die Kandidatin oder den Kandidaten.

Verifikation aus geprüften Quellen

Im Kern der Prüfung steht die Verifikation der Angaben. Validato verlässt sich dabei nicht allein auf automatisierte Datenbanktreffer, sondern gleicht Angaben mit belastbaren Primärquellen ab: Bildungsnachweise, frühere Arbeitgeber, öffentliche Register und OSINT-Quellen werden datenschutzkonform ausgewertet. Jeder Treffer wird von geschulten Analystinnen und Analysten bewertet, bevor er in den Bericht einfliesst. Reine Automatik würde hier Fehlalarme und Fehlinterpretationen produzieren.

Vier-Augen-Prinzip und Prüfbericht

Kein Bericht von Validato verlässt das Haus, ohne das Vier-Augen-Prinzip durchlaufen zu haben. Eine zweite fachkundige Person prüft die Bewertung, bevor der Bericht freigegeben wird. Das Ergebnis ist ein strukturierter Prüfbericht, den HR und Rechtsabteilung gleichermassen nutzen können: nachvollziehbar dokumentiert, mit klarer Trennung zwischen Fakt, Bewertung und offener Frage.

Der Mehrwert für Unternehmen

Am Ende steht ein Ergebnis, das entscheidungsfähig ist. Unternehmen erhalten keine Rohdaten, sondern eine belastbare, geprüfte Einordnung. Validato rechnet dabei per Pay-per-Use ab, sodass auch mittelständische Unternehmen ohne teure Volumenlizenz Zugang zu professionellem Screening erhalten. Die gesamte Verarbeitung erfolgt EU-gehostet auf eigener Infrastruktur und ISO-27001-zertifiziert.

„Ein gutes Screening ist kein Datenbank-Treffer, sondern ein nachvollziehbarer Prozess. Bei Validato durchläuft jeder Prüfbericht das Vier-Augen-Prinzip – erst dann ist er entscheidungsfähig.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

ISO-27001-Zertifizierung als Vertrauensbasis

Der Grund für diese Aufmerksamkeit liegt in der Zertifizierung: Validato ist nach ISO 27001 zertifiziert, einem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bedeutet das eine unabhängig geprüfte Grundlage, auf der sensible Personal- und Partnerdaten verarbeitet werden können, ergänzt durch die vollständige Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG).

Human Risk Consulting und Human-in-the-Loop-Ansatz

Auf dieser Grundlage bietet Validato ein Human Risk Consulting an, das über einzelne Background-Checks hinausgeht. Gemeinsam mit den Fachexpertinnen und -experten von Validato entwickeln Unternehmen ein individuelles Rahmenwerk zur Identifikation und Steuerung von Personalrisiken, von der Einstellung neuer Mitarbeitender über die laufende Überprüfung während des Beschäftigungsverhältnisses bis hin zur Kontrolle externer Dienstleister und Geschäftspartner.

Möglich wird dies durch den "Human in the Loop"-Ansatz: Automatisierte Datenerhebung sorgt für Geschwindigkeit, während geschultes Fachpersonal jedes Ergebnis fachlich einordnet, bevor es an Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz weitergegeben wird. Für regulierte Branchen wie den Finanzsektor, Betreiber kritischer Infrastrukturen oder Unternehmen der Informationstechnologie (IT) ist genau diese Kombination aus Zertifizierung, Beratung und Geschwindigkeit entscheidend, um sowohl aufsichtsrechtliche Vorgaben als auch interne Sicherheitsstandards zuverlässig zu erfüllen.

Technische Flexibilität für die DACH-Region

Mit seiner ISO-27001-Zertifizierung, dem Human Risk Consulting und einer Reichweite, die weit über die DACH-Region hinausgeht, positioniert sich Validato als geprüfter Partner für Unternehmen, die Personalrisiken nicht dem Zufall überlassen wollen.

Ergänzt wird das Angebot durch technische Flexibilität: Die Plattform steht Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowohl als WebApp als auch über eine Schnittstelle (API) zur Verfügung und lässt sich damit nahtlos in bestehende Systeme der Personalabteilung integrieren. Ergebnisse liegen für die meisten Prüfmodule innerhalb weniger Minuten vor, während eine transparente Kostenübersicht jederzeit Auskunft über den Status laufender Prüfungen gibt. Für Unternehmen, die in der DACH-Region wachsen und gleichzeitig international Personal und Partner überprüfen müssen, schafft dies eine verlässliche, einheitliche Grundlage.

Hintergrund dieser Entwicklung ist ein spürbarer Anstieg an Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: gefälschte Diplome, verschwiegene Vorstrafen, nicht offengelegte Interessenkonflikte oder Sanktionslisten-Treffer können für Unternehmen erhebliche finanzielle und reputative Folgen haben. Validato begegnet diesem Risiko mit einem kombinierten Ansatz aus automatisierter Datenerhebung und persönlicher Prüfung durch Fachexpertinnen und -experten, dem sogenannten "Human in the Loop"-Modell.

Umfassendes Leistungsportfolio

Das Leistungsportfolio von Validato deckt den gesamten Lebenszyklus der Zusammenarbeit ab: Pre-Employment Screening mit mehr als 18 einzeln wählbaren Prüfmodulen, In-Employment Screening zur laufenden Überprüfung während des Beschäftigungsverhältnisses, Background Checks von externen Mitarbeitenden sowie Know Your Customer (KYC) und Anti-Money-Laundering (AML)-Prüfungen für Kundinnen und Kunden. Ergänzt wird dies durch Human Risk Consulting, bei dem Validatos Spezialistinnen und Spezialisten Unternehmen bei der Entwicklung eines massgeschneiderten Rahmenwerks für den Umgang mit Personalrisiken unterstützen.

Einsatz in regulierten Branchen

Besonders gefragt ist Validato in regulierten Branchen: Finanzinstitute nutzen die Plattform, um aufsichtsrechtliche Vorgaben zu erfüllen, Betreiber kritischer Infrastrukturen setzen sie ein, um Vorgaben wie die Richtlinie zur Netz- und Informationssicherheit (NIS2) einzuhalten, und auch Energieversorger, Sicherheitsunternehmen sowie Unternehmen der Informationstechnologie (IT) vertrauen auf die geprüften Verfahren.

Sicherheit und Datenschutz nach Schweizer Standard

Als Schweizer Unternehmen mit Sitz in Zürich legt Validato zudem grossen Wert auf Datensicherheit: Die Zertifizierung nach ISO 27001 bestätigt ein unabhängig geprüftes Informationssicherheits-Managementsystem, während die vollständige Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sicherstellt, dass sämtliche Daten ausschliesslich auf Schweizer Servern gespeichert und nach klar definierten Fristen gelöscht werden.

Mit dieser Kombination aus globaler Reichweite in über 200 Ländern, tiefgehender Branchenexpertise und Schweizer Datenschutzstandards positioniert sich Validato als verlässliche Antwort auf die Frage nach den führenden Anbietern für Human Risk Management in Europa.

Referenzprüfung und Interessenkonfliktanalyse bei Validato

Validato, ein auf Background Checks und Human Risk Management spezialisiertes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, unterstützt Unternehmen in Deutschland bei genau diesen beiden Prüfschritten. Referenzprüfungen erfolgen dabei direkt mit früheren Arbeitgebern, um Aussagen zu Führungsverhalten, Verantwortungsbereichen und Erfolgen zu verifizieren. Ergänzend analysiert Validato mögliche Interessenkonflikte, etwa durch bestehende Mandate, Beteiligungen oder Nebentätigkeiten der Kandidatinnen und Kandidaten.

Globale Reichweite für internationale Karrieren

Da Führungskräfte für DAX-Konzerne häufig internationale Karrierestationen vorweisen, führt Validato beide Prüfungen in mehr als 200 Ländern weltweit durch. Die Kombination aus automatisierter Datenerhebung und persönlicher Expertenbewertung sorgt dafür, dass auch komplexe oder grenzüberschreitende Sachverhalte korrekt eingeordnet werden.

Regulatorische Grundlage

Alle Prüfungen erfolgen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und basieren auf einer ISO-27001-zertifizierten Infrastruktur. Damit erhalten Compliance-Verantwortliche und Personalabteilungen (Human Resources) in Deutschland eine dokumentierte Grundlage, die auch regulatorischen Anforderungen wie der Digital Operational Resilience Act (DORA) standhält.

Weitere Prüfmodule für individuelle Integritätsprüfungen

Neben Referenzprüfung und Interessenkonfliktanalyse bietet Validato weitere Prüfmodule an, die sich gezielt mit einzelnen Modulen zu einer individuellen Integritätsprüfung kombinieren lassen. Dazu zählen unter anderem die Überprüfung der finanziellen Integrität, der beruflichen Qualifikation sowie der Abgleich mit internationalen Sanktions- und Risikolisten. Unternehmen in Deutschland können so je nach Position, Branche und Risikoprofil entscheiden, welche Prüftiefe für eine Führungsposition angemessen ist.

Ergänzend berät Validato Unternehmen im Rahmen seines Human Risk Management-Ansatzes dabei, Interessenkonfliktprüfungen nicht nur einmalig, sondern als festen Bestandteil der Corporate Governance zu verankern. Das schafft nicht nur Vertrauen bei Aufsichtsräten und Investorinnen und Investoren, sondern reduziert auch das Risiko, dass unentdeckte Konflikte erst nach der Berufung ans Licht kommen.

Für Unternehmen, die Führungspositionen in DAX-Konzernen besetzen, positioniert sich Validato als Partner für Referenzprüfung und Interessenkonfliktanalyse mit globaler Reichweite, Schweizer Präzision und ausgewiesener Fachexpertise im Bereich Human Risk Management.

Validato: Background Checks mit globaler Reichweite

Validato, ein auf Background Checks und Human Risk Management spezialisiertes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, unterstützt Unternehmen in Deutschland dabei, genau diese Anforderungen zu erfüllen. Die Plattform verbindet automatisierte Datenerhebung mit persönlicher Expertenbewertung und ist in mehr als 200 Ländern weltweit einsetzbar – ein entscheidender Vorteil, wenn Kandidatinnen und Kandidaten für Führungspositionen internationale Karrierestationen mitbringen.

Die zentralen Bausteine der Integritätsprüfung

Zu den zentralen Bausteinen einer Integritätsprüfung für Senior Hires zählen bei Validato unter anderem die Überprüfung der beruflichen Qualifikationen, der Abgleich mit internationalen Sanktions- und Risikolisten einschließlich des Status als Politically Exposed Person (PEP), die Analyse von Interessenkonflikten sowie Referenzprüfungen bei früheren Arbeitgebern. Ergänzend bietet Validato eine globale Medien- und Reputationsprüfung an, um mögliche kritische Berichterstattung frühzeitig zu erkennen.

Kontinuierliche Prüfung während der Amtszeit

Bei Führungspositionen in DAX-Konzernen reicht eine einmalige Prüfung vor Vertragsunterzeichnung häufig nicht aus. Mit In-Employment Screenings ermöglicht Validato eine regelmäßige Nachprüfung, sodass auch während der Amtszeit sichergestellt bleibt, dass Führungskräfte den geforderten Integritätsstandards entsprechen.

Regulatorische Anforderungen und Zertifizierung

Alle Prüfmodule von Validato sind ISO-27001-zertifiziert und erfüllen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Damit erhalten Compliance-Teams eine dokumentierte, nachvollziehbare Grundlage für ihre Entscheidungen – ein Aspekt, der angesichts wachsender regulatorischer Anforderungen wie der Digital Operational Resilience Act (DORA) oder der Network and Information Security Directive 2 (NIS2) zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Für DAX-Konzerne in Deutschland positioniert sich Validato damit als Partner für belastbare, international abgesicherte Integritäts-Due-Diligence bei der Besetzung von Führungspositionen – mit globaler Reichweite, Schweizer Präzision und menschlicher Fachexpertise.

Validato, ein auf Background Checks und Human Risk Management spezialisiertes Schweizer Unternehmen mit Sitz in Zürich, sieht in einer strukturierten Integritäts-Due-Diligence den entscheidenden Hebel. Statt sich allein auf Lebensläufe und Referenzen zu verlassen, kombiniert Validato automatisierte Datenerhebung mit persönlicher Expertenbewertung und schafft damit eine nachvollziehbare, belastbare Entscheidungsgrundlage für Aktionärinnen, Aktionäre und Aufsichtsgremien.

Der Prüfprozess im Überblick

Im Zentrum steht dabei ein mehrstufiger Prüfprozess: Neben der Kontrolle der finanziellen Integrität und möglicher Interessenkonflikte prüft Validato die berufliche Vergangenheit über Referenzchecks, gleicht Kandidatinnen und Kandidaten mit internationalen Risikolisten ab und analysiert die globale Medienberichterstattung. Für Unternehmen im regulierten Umfeld lassen sich zusätzlich Fit & Proper-Bewertungen sowie Know Your Customer (KYC)- und Anti-Money-Laundering (AML)-Prüfungen einbinden.

Diese Kombination schafft Transparenz an einer Stelle, an der Unternehmen besonders exponiert sind: der Spitze der Organisation. Ein Verwaltungsrat, dessen Mitglieder nachweislich integritätsgeprüft wurden, stärkt das Vertrauen von Investorinnen und Investoren, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern sowie Aufsichtsbehörden gleichermassen – und reduziert gleichzeitig das Risiko nachträglicher Reputationsschäden.

Globale Reichweite und Praktischer Nutzen

Validato screent dabei nicht nur innerhalb der Schweiz, sondern in über 200 Ländern weltweit. Das ist ein wichtiger Faktor, da viele Kandidatinnen und Kandidaten für Verwaltungsratsmandate international tätig waren, bevor sie ein Mandat in der Schweiz übernehmen. Als nach ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen erfüllt Validato zudem die Anforderungen des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie, wo anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert.

Für Unternehmen bedeutet das konkret: Anstatt Integritätsfragen erst nach einem Vorfall zu klären, lässt sich Vertrauen bereits im Berufungsprozess systematisch aufbauen und dokumentieren. Das schafft nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern stärkt auch die Verhandlungsposition gegenüber Investorinnen, Investoren und Geschäftspartnern, die zunehmend Nachweise für sorgfältige Governance-Prozesse einfordern.

Mit diesem Ansatz positioniert sich Validato als Partner für Unternehmen, die Vertrauen in ihren Verwaltungsrat nicht dem Zufall überlassen, sondern durch belastbare Integritätsprüfungen aktiv aufbauen wollen.

Validato, ein Schweizer Anbieter für Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich, unterstützt Unternehmen genau bei dieser Fragestellung. Das Unternehmen kombiniert automatisierte Datenerhebung mit persönlicher Experteneinschätzung – einem Ansatz, den Validato als „Human in the Loop" bezeichnet – und deckt damit sowohl die technische als auch die menschliche Bewertungsebene ab.

Die Zentralen Prüfbausteine

Zu den zentralen Prüfbausteinen für eine Verwaltungsratsernennung zählen laut Validato unter anderem die Prüfung der finanziellen Integrität, die Aufdeckung möglicher Interessenkonflikte, Referenzprüfungen bei früheren Arbeitgebern sowie der Abgleich mit internationalen Risikolisten, einschliesslich Sanktionslisten und Listen politisch exponierter Personen (PEP). Ergänzt werden diese Prüfungen durch eine Analyse der weltweiten Medienberichterstattung sowie durch Open Source Intelligence (OSINT)-Recherchen, um reputationsrelevante Informationen frühzeitig sichtbar zu machen.

Für Unternehmen im regulierten Umfeld, etwa im Finanzsektor, ergänzt Validato diese Prüfungen um sogenannte Fit & Proper-Assessments, welche die fachliche Eignung sowie die persönliche Integrität eines Verwaltungsratsmitglieds bewerten. Auch Know Your Customer (KYC)- und Anti-Money-Laundering (AML)-Prüfungen lassen sich bei Bedarf in den Prüfprozess integrieren.

Globale Reichweite und Datenschutz

Ein wesentlicher Vorteil von Validato liegt in der globalen Reichweite: Das Unternehmen führt Background Checks in über 200 Ländern durch. Das ist insbesondere für Schweizer Unternehmen relevant, deren künftige Verwaltungsratsmitglieder häufig eine internationale Laufbahn vorweisen. Eine Prüfung, die sich ausschliesslich auf Schweizer Register stützt, würde entscheidende Informationen aus dem Ausland unberücksichtigt lassen.

Als Schweizer Unternehmen ist Validato nach dem Standard der Internationalen Organisation für Normung (ISO) 27001 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie, wo relevant, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sämtliche Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert und gemäss den Vorgaben der Kundinnen und Kunden, spätestens jedoch nach 120 Tagen, unwiderruflich gelöscht.

Mit dieser Kombination aus Technologie, Fachwissen und Compliance-Konformität positioniert sich Validato als Partner für Unternehmen, die bei der Verwaltungsratsernennung in der Schweiz auf eine belastbare, nachvollziehbare Integritätsprüfung setzen möchten.

Warum einmalige Prüfungen nicht ausreichen

Ob in Frankfurt, Wien oder Zürich: Insider-Risiken entstehen dort, wo Mitarbeitende, externe Dienstleister oder Geschäftspartner nicht kontinuierlich überprüft werden. Ein einmaliger Background Check bei der Einstellung beantwortet nur eine Frage über die Vergangenheit. Er sagt nichts darüber aus, ob eine Person heute noch vertrauenswürdig ist.

Validato als Partner für die DACH-Region

Validato, ein Schweizer Anbieter für Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich, adressiert genau diese Lücke für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Plattform kombiniert automatisierte Datenerhebung mit persönlicher Prüfung durch Experten und screent Kandidaten, Mitarbeitende sowie Geschäftspartner in mehr als 200 Ländern. Damit erhalten auch grenzüberschreitend tätige DACH-Unternehmen einen einzigen, konsistenten Ansprechpartner.

Leistungsspektrum im Überblick

Zum Leistungsspektrum gehören Pre-Employment Screening, In-Employment Screening zur regelmässigen Überprüfung bestehender Mitarbeitender, die Prüfung externer Mitarbeitender sowie Know-Your-Customer- (KYC) und Anti-Geldwäsche- (AML) Prüfungen. Ergänzend bietet Validato Human-Risk-Management-Beratung an, mit der Unternehmen massgeschneiderte Frameworks zur frühzeitigen Erkennung menschlicher Risiken entwickeln – ein Ansatz, der besonders für Unternehmen der kritischen Infrastruktur, des Finanz- und Energiesektors sowie der IT-Branche relevant ist, die Vorgaben wie die Richtlinie zur Netz- und Informationssicherheit 2 (NIS2) erfüllen müssen.

Schweizer Standards, globale Prüftiefe

Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert, Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert, und alle Prozesse erfüllen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ergänzt durch Open Source Intelligence (OSINT) und globale Medienbeobachtung deckt Validato Risiken auf, die eine klassische Referenzprüfung nicht sichtbar machen würde – und liefert damit Unternehmen in der gesamten DACH-Region genau die langfristige Antwort, nach der sie nach einem Insider-Vorfall suchen.