Lückenlose Sendungsverfolgung: Von der Annahme bis zur Abgabe
Ob interne Akte, ein versandfertiger Rückschein oder ein Paket vom externen Dienstleister – jede Sendung wird bei der Annahme per Barcodescan oder OCR-Texterkennung erfasst. Die COSYS App ermöglicht es, jedem Paket einen eindeutigen Status zuzuweisen, etwa: „Eingegangen“, „In Auslieferung“ oder „Abholbereit im Fach“. Optional kann der Wareneingang auch um Lagerplätze und Split-Scans erweitert werden.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Poststelle mit klassischen MDE-Geräten, Tablets oder Smartphones arbeitet – dank COSYS Mobile Performance Scanning wird jedes Gerät zum leistungsstarken Scanner. Selbst bei briefähnlichen Sendungen ohne Barcode sorgt die App für Transparenz durch interne Sendungsnummern.

Mehr Service, weniger Personal: Abholstationen mit COSYS Anbindung
Viele Versicherungsunternehmen gehen noch einen Schritt weiter und ergänzen die Postverteilung durch kontaktlose Paketabholstationen im Gebäude – sogenannte Smart Locker. Die COSYS Software lässt sich nahtlos mit diesen Fächerschränken verbinden: Pakete werden gescannt, dem Fach zugewiesen und der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail oder WhatsApp-Benachrichtigung mit Abholcode. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen oder Personalaufwand an der Theke.

Zentrale Steuerung im WebDesk
Alle Bewegungen im Hauspostsystem laufen in COSYS WebDesk zusammen – der webbasierten Zentrale Ihrer Inhouse Logistik. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Sendung wann angekommen, bearbeitet oder abgeholt wurde. Über Filterfunktionen und das Sendungshistorien-Modul lassen sich einzelne Pakete nachverfolgen. Auch Unterschriften und Fotos – etwa bei beschädigtem Inhalt – werden dort archiviert.

Live-Auswertungen durch Prozessdatenanalyse (PDA)
Versicherer leben von Kennzahlen – das gilt auch für die Hauspost. Mit dem COSYS PDA-Modul analysieren Sie Paketmengen, Durchlaufzeiten, Beschädigungsquoten und Top-Empfänger. Diese Live-Daten helfen nicht nur beim Controlling, sondern auch bei der Personal- und Ressourcenplanung.

Sicherheit trifft auf Flexibilität: Single-Sign-On und AD-Integration
Gerade in der Versicherungsbranche spielen Datenschutz und Sicherheit eine übergeordnete Rolle. COSYS bietet daher modernste Authentifizierungsverfahren wie SAML 2.0, Azure AD oder OpenID Connect. Zugriffsrechte werden zentral verwaltet, Module individuell freigegeben – ganz nach dem Prinzip: Nur was gebraucht wird, wird gesehen.

Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Mitarbeiter der Schadenabteilung wartet auf eine interne Akte vom Vertragsservice. Diese wird morgens an der zentralen Annahmestelle per Barcode eingescannt, digital zugeordnet und noch am selben Tag persönlich übergeben – inklusive Unterschrift auf dem MDE-Gerät. Wäre der Empfänger nicht anwesend gewesen, hätte das Paket im COSYS-Schließfach auf ihn gewartet. Statt Nachfragen, verlorenen Sendungen oder Zeitverschwendung herrscht Transparenz und Ruhe im Prozess.

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