Die digitale Schulanmeldung ermöglicht es, den gesamten Prozess komplett digital durchzuführen und Bereiche zu automatisieren. Vom ersten Anschreiben an die Eltern bis zur fertigen Anmeldung vereinfacht das System alle anfallenden Schritte. Am Ende erhält die Schule auf digitalem Weg fertig ausgefüllte Anmeldungen und kann die Daten in ASV importieren.

Große Zeitersparnis für Sekretariate und Eltern

Im System sind verschiedene vorformulierte Anschreiben an die Eltern hinterlegt, die auf Wunsch verwendet, angepasst und als Serienbrief eingerichtet werden können. Die Adressen werden automatisch eingedruckt. Zudem wird ein QR-Code generiert, der die Eltern auf eine schulspezifische Startseite führt, wo sie ein mit ihren Daten vorausgefülltes und personalisiertes Online-Formular aufrufen können. Die Eltern werden Schritt-für-Schritt durch die relevanten Abfragen geführt. Das System erkennt anhand der Eingabe des Geburtsdatums welche Formulare bzw. Angaben relevant sind.

Weitere für den Schülerakt bzw. die Verwaltung notwendigen Formulare können verknüpft werden, so dass auch diese im Rahmen der Anmeldung von den Eltern ausgefüllt werden müssen. Diese Formulare können die Schulen selbst definieren. Das können zum Beispiel Notfallnummern, Datenschutzerklärungen usw. sein. Nach dem Ausfüllen werden alle Anmelde- und weiteren Formulare an die Schule geschickt. Die Daten aus den Schulanmeldungen können in ASV importiert werden. Eine doppelte Datenerfassung entfällt.

Aus der Praxis für die Praxis

Der Maiß Verlag hat bei der Entwicklung eng mit Verwaltungsfachangestellten aus verschiedenen Schulsekretariaten zusammengearbeitet und das jeweilige Feedback umgesetzt. Die Resonanz der Schulen, die bereits die digitale Schulanmeldung nutzen ist überwältigend. Die Verwaltungsfachangestellten in den Sekretariaten freuen sich darüber, dass sie keine Kontaktangaben mehr abtippen oder Handschriften mühsam entziffern müssen. Ebenfalls ein großer Vorteil ist, dass alle Daten, Unterlagen und notwendigen Angaben innerhalb eines Vorgangs abgefragt werden und mit der abgeschickten Anmeldung komplett vorliegen.

Grundschulen können sich die digitale Schulanmeldung kostenlos und unverbindlich ansehen. Dafür müssen sie sich für das Maiß Schul-Portal registrieren und das Modul Schulanmeldung freischalten lassen. Sollte die Schulanmeldung über das System durchgeführt werden, fallen pro tatsächlich angemeldeter/m Schülerin/Schüler 2,50 € an.

Weitere Informationen sind unter https://maiss-schulportal.de/schulanmeldung erhältlich. Das Support-Team beantwortet Fragen zur Nutzung und unterstützt bei der Einrichtung.

Auch für die seit letztem Jahr verbindliche Sprachstandserhebung bietet der Maiß Verlag ein entsprechendes Modul an. Dieses ist mit der digitalen Schulanmeldung verknüpft und ermöglicht, die Datenübernahme der zukünftigen Erstklässler, so dass auch langfristig der Aufwand reduziert wird.