Le véritable problème est, selon Validato, un problème de gouvernance : dans des structures décentralisées, le Global HR Head ou le CISO manque souvent de vue d’ensemble pour savoir si, dans la filiale polonaise, tous les administrateurs informatiques sont réellement screenés, où sont stockés les résultats sensibles d’un contrôle effectué à Singapour, ou si un prestataire réellement certifié est utilisé aux États-Unis. Cette perte de contrôle est dangereuse, car un niveau de sécurité homogène ne peut être atteint que par des standards valables pour tout le groupe – une mosaïque de pratiques locales est difficilement défendable en cas d’audit ou de crise.

La réponse réside, selon Validato, dans les tableaux de bord multi-entités : les plateformes de screening modernes représentent une structure hiérarchique dans laquelle Zurich définit, par exemple comme politique globale, que toute personne ayant accès aux finances doit passer un credit check. Le système traduit cette exigence localement : pour la filiale allemande, en un rapport SCHUFA ; pour la filiale britannique, en un credit report. « Dans le tableau de bord, le siège voit un statut vert, sans devoir consulter les résultats détaillés sensibles. Protection des données et contrôle centralisé ne s’excluent donc pas, bien au contraire », estime André Naef, CEO de Validato.

Dès que le siège suisse traite des données des filiales ou mandate à cet effet un prestataire central, des données personnelles circulent par-delà les frontières. Les intercompany data processing agreements règlent, selon Validato, le fait que la maison mère suisse agisse comme responsable du traitement ou comme sous-traitante et instruise les filiales locales en conséquence ; pour chaque flux de données transfrontalier, les garanties SCC et TIA nécessaires doivent être en place – idéalement de manière automatisée via la plateforme plutôt que créées manuellement pour chaque cas particulier. La centralisation est également rentable sur le plan financier : si chaque filiale négocie ses propres contrats avec des prestataires locaux, le groupe perd son pouvoir de négociation et risque des doublons, tandis qu’un contrat-cadre central permet des économies d’échelle et une imputation précise des coûts par centre de coûts.

Pour les sièges de groupes suisses ayant des activités internationales, il n’existe, selon Validato, aucune alternative à une gestion centralisée du screening : c’est, du point de vue du prestataire, le seul moyen d’imposer des standards de qualité homogènes, de minimiser les risques de compliance à l’échelle mondiale et de réduire les coûts de processus – transformant ainsi une mosaïque de pratiques locales en un filet de sécurité robuste et auditable. Validato propose à cet effet aux sièges de groupes suisses une plateforme centrale avec pilotage multi-entités et modules de contrôle adaptables localement.