Erst macht die Finanzverwaltung Stress: Unternehmer müssen ab 2020 ihre Kasse melden, alle neuen Kassen brauchen eine amtliche Zulassung und Unternehmer müssen ihren Kunden immer einen Beleg in die Hand drücken. Doch die Finanzverwaltung kann ihre Termine selbst nicht halten. Unternehmer sollten sich dennoch nicht zurücklehnen. Was sie jetzt konkret tun müssen und was auf sie zukommt, erklärt Ihnen Ecovis-Steuerberater Florian Regenfelder in München.

Unternehmer, die viel mit Bargeld zu tun haben, sind beim Thema Kasse inzwischen schon leicht frustriert. Denn die Auflagen der Finanzverwaltung werden immer schärfer. Seit 2018 kann das Finanzamt jederzeit im Betrieb vorbeikommen und eine Kassennachschau vornehmen. Die Anforderungen an die Kassenführung sind streng und die Erfahrungen mit den Kassennachschauen bisher ernüchternd. „Es gibt kaum einen Betrieb, der wirklich alles richtig macht, auch wenn er sich redlich müht“, sagt Ecovis-Steuerberater Florian Regenfelder.

Was sich 2020 ändert

Die Fälle von technischen Manipulationen an Kassen im großen Stil haben bundesweit für Aufsehen gesorgt. Das will die Finanzverwaltung grundsätzlich unterbinden. Deshalb muss jede neu verkaufte Kasse ab 2020 zertifiziert sein, was von staatlicher Seite die Manipulationssicherheit garantiert. Gleichzeitig führt die Verwaltung zahlreiche neue Kontrollmöglichkeiten ein: Unternehmen müssen jedem Kunden einen Beleg geben und alle Kassen, außer die offene Ladenkasse, beim Finanzamt melden. All dies sollte ab 1. Januar 2020 gelten. Jetzt stellt sich jedoch heraus, dass die Pläne der Finanzverwaltung etwas zu ehrgeizig waren: Weder das Meldeformular, noch die Zertifizierung sind fertig. Der Termin ist auf Ende September 2020 verschoben.

Was ändert sich für bestehende Kassensysteme?

Bis 31.Dezember 2022 können Unternehmer ihre Kassen, bei denen regelmäßig Soft- und Hardwareupdates gemacht werden, weiter nutzen. Wer seine Kasse vor dem 26.11.2010 gekauft hat, muss sich laut Finanzverwaltung eine neue kaufen. „Also im Klartext: Unternehmer müssen veraltete Kassen ersetzen“, sagt Regenfelder. Das hat seiner Meinung nach allerdings einen Haken: Denn ist die Kasse veraltet, dann ist momentan völlig unklar, was Unternehmer tun sollen. „Eigentlich dürften Hersteller ab 2020 nur noch zertifizierte Kassen anbieten. Weil es die amtliche Zertifizierung aber noch nicht gibt, empfehlen wir unseren Mandanten, dass sie mit dem Kauf noch warten“, sagt Regenfelder und ergänzt, „wir raten Unternehmern dringend, dass sie sofort mit der Suche nach einem neuen Kassen-System anfangen und die Suche auch dokumentieren.“

Wie sieht die Belegausgabepflicht in der Praxis aus?

Aus Italien oder Österreich kennen Sie es vielleicht: Sie bekommen immer einen Beleg. Dort müssen die Kunden den Beleg auch mitnehmen, weil deren Finanzverwaltung das kontrolliert. Für Deutschland gilt ab 1. Januar 2020 ebenfalls die Belegausgabepflicht. „Wenn der Kunde den Beleg aber nicht mitnimmt, ist das völlig in Ordnung“, sagt Regenfelder. Ausgenommen von der Belegausgabepflicht sind laut Gesetz auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen. Denkbar sind hier Bäcker, Marktstand oder die Würstchenbude um die Ecke. Wie das die Finanzverwaltung in der Praxis handhabt, ist allerdings noch unklar. „Wir stellen deshalb für die entsprechenden Bargeldunternehmer auf Wunsch einen Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt auf Befreiung von der Belegausgabepflicht“, sagt Regenfelder.

Was Unternehmer auf jeden Fall tun sollten

Unternehmer sollten das Thema auf keinen Fall auf die lange Bank schieben. „Wir raten dringend dazu, dass Unternehmer das Thema Kasse – falls nicht schon geschehen – jetzt in die Hand nehmen“, sagt Steuerberater Regenfelder.

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