Hört man das Wort Buchhaltung, dann assoziiert man dieses sofort mit dem eigentlichen Buchungsvorgang. Dieser Vorgang macht jedoch nur einen geringen Teil der gesamten Buchhaltung aus. Das Thema Buchhaltung beinhaltet sehr viele unterschiedliche Dinge wie beispielsweise Rechnungen, Bankbelege und Steuererklärungen. Hier können sehr schnell extrem hohe Kosten entstehen. Deshalb werden im folgenden Beitrag 10 Punkte erläutert, mit denen man die Buchhaltungskosten senken kann.

1. Sammelrechnungen
Eine Maßnahme, mit der die Buchungskosten halbiert werden können, ist, dass man sich Sammelrechnungen ausstellen lassen sollte. Anstatt für jede einzelne Position eine gesonderte Rechnung zu bekommen, kann man alle diese Positionen gesammelt auf eine Rechnung schreiben. Unternehmen sollten dies ihren Lieferanten mitteilen. Dadurch wird auch der bürokratische Aufwand etwas gesenkt.

2. Rechnungen über längere Perioden ausstellen lassen
Der typische Rhythmus der Rechnungen ist folgender, für jede erhaltene Lieferung gibt es die entsprechende Rechnung. Wenn jedoch die Ware regelmäßig vom selben Lieferanten kommt, dann kann man problemlos eine Rechnung für eine längere Periode schreiben. Dies erleichtert ebenfalls den Aufwand für alle Parteien und senkt die Buchhaltungskosten.

3. Quittungen für Spesen in einer Abrechnung zusammenfassen
Ähnlich wie beim ersten Punkt kann man auch die einzelnen Spesenquittungen bequem in einer einzelnen Abrechnung zusammenfassen. Denn in der Verbuchung ist es nicht so, dass kleinere Beträge günstiger als große Beträge sind. Durch das Zusammenfassen kann auch hier bei den Buchhaltungskosten gespart und der Aufwand reduziert werden.

4. Größere Rechnungen schreiben
Die Anzahl der geschriebenen Rechnungen treibt auch die Buchhaltungskosten nach oben. Wer hier also sparen möchte, der sollte die Anzahl der geschriebenen Rechnungen reduzieren und dafür größere Rechnungen schreiben.

5. Module zur Rechnungserstellung benutzen
Rechnungen, welche über Excel erstellt wurden, sehen in den meisten Fällen sowieso nicht sehr professionell aus. Doch auch aus Kostensicht lohnt sich der Einsatz eines Fakturierung-Moduls, welches mit der Buchhaltung verknüpft ist. Die Prozesse bei der Buchungserstellung werden deutlich vereinfacht und die Kosten dadurch gesenkt.

6. Umsätze von Kreditkarten nicht einzeln buchen
Problematisch bei Umsätzen durch Kreditkarten sind zum einen die Tatsache, dass das Geld erst gesammelt zu einem späteren Zeitpunkt auf dem Konto eintrifft und zum anderen die Kommissionen der Kreditkarte abgezogen werden. In diesem Fall bietet sich das Buchen über Durchlaufkonten an, wodurch hohe Kosten durch unnötige Buchungstransaktionen eingespart und die Buchhaltungskosten gesenkt werden können.

7. Den Buchungsprozess vollständig digitalisieren
Selbst in der heutigen Zeit gibt es noch Unternehmen, die ihren Buchungsprozess noch nicht digitalisiert haben. Durch diese Digitalisierung jedoch können zum einen viele unnötige Arbeitsschritte entfallen und zum anderen der allgemeine Buchungsprozess deutlich angenehmer und übersichtlicher gestaltet werden. Wer also Buchhaltungskosten einsparen möchte, der kommt um die vollständige Digitalisierung nicht drum herum. Weitere Informationen und wertvolle Tipps zur Digitalisierung und allgemein zur Thematik gibt es von den Experten der PLF Consult GmbH.

8. Sich bei Buchungen immer sicher sein
Wer eine Buchung durchführt, sollte sich immer hundertprozentig sicher sein, egal wie viel Zeitdruck die Person gerade hat. Den Schaden, den eine fehlerhafte Buchung auslösen kann, und das damit verbundene Korrigieren des Fehlers kann unter Umständen deutliche Mehrkosten entstehen lassen. Wer seine Buchhaltungskosten also so gering wie möglich halten möchte, der sollte Buchungsfehler in Zukunft vermeiden oder deutlich reduzieren.

9. Module für Kreditoren benutzen
Nicht nur für Debitoren eigene sich der Einsatz von Modulen auch bei Kreditoren kann einiges an Arbeit und den damit verbundenen Mehrkosten eingespart werden. Die übersichtlichen Lieferantenbeziehungen und die entsprechenden Rechnungen sind alle abrufbereit und erleichtern somit den Buchungsprozess spürbar. Dadurch können einige Kosten in der Buchhaltung eingespart werden.

10. Auszahlung von Pauschalspesen
So oft wie möglich sollten Pauschalspesen für die Mitarbeiter eingeführt werden. Vor allem bei speise-intensiven Außendienstmitarbeitern wird somit der entsprechende Aufwand spürbar reduziert. Dies wiederum führt zur deutlichen Senkung der Buchhaltungskosten und reduziert gleichzeitig auch den bürokratischen Aufwand. Lediglich bei der Auszahlung der Pauschalspesen muss sich bei der zuständigen Steuerbehörde informiert werden, da dies nicht ohne Weiteres möglich ist.