Die Homeoffice-Pflicht ist beendet und die Mitarbeiter kehren in die Unternehmen zurück. Auch die Zahl der Dienstreisen steigt wieder an. Für Unternehmen heißt es jetzt wieder, dass der Empfang die Visitenkarte des Unternehmens ist und den ersten Eindruck bestimmt. Gerade in Corona-Zeiten hat der Empfang besonders viel zu tun, da die Kontaktdaten dokumentiert werden müssen. Und Besucher sind sensibler für den Datenschutz als noch vor einigen Jahren.

Unternehmen sollten daher darüber nachdenken, ob und wie sie den Dreiklang zwischen Besucher, Empfang und internen Mitarbeitern optimal gestalten. Mit der imperium® Besucherverwaltung können Kundentermine direkt intern geplant werden. Zeitgleich mit der Einladung können per E-Mail Räume gebucht und der Empfang informiert werden. Da ein System vom Empfang und den internen Mitarbeitern genutzt wird, können beide auf die gleichen Informationen zugreifen. Änderungen werden automatisch mitgeteilt. Die Kontaktdaten inklusive der Besuchszeit werden automatisch erfasst und liegen damit vor, falls das Gesundheitsamt diese Daten anfordert. Zugleich sorgt ein Berechtigungskonzept dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen dürfen. Mit einer automatisierten Löschung ist gewährleitet, dass die Anforderungen der DSGVO umgesetzt werden.

„Eine digitale Besucherverwaltung ist für alle Unternehmen mit vielen Besuchern empfehlenswert“, so Rüdiger Jakob, Geschäftsführer von BINSERV IT-Solutions. „Mit der imperium® Besucherverwaltung können viele Aufgaben automatisiert werden. Dies entlastet alle Beteiligten. Ein freundlicher, reibungsloser und persönlicher Empfang wirkt sich positiv auf den weiteren Besuch und damit auf die Zusammenarbeit aus.“

Über die BINSERV Gesellschaft für interaktive Konzepte und neue Medien mbH

Die BINSERV Gesellschaft für interaktive Konzepte und neue Medien mbH bietet seit 1991 IT-Dienstleistungen an. Mittelständische und DAX-notierte Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen berät BINSERV individuell und entwickelt softwarebasierte Lösungen. Die Geschäftsprozesse werden so digitalisiert und intelligent. Im Zuge der Expansion hat die BINSERV GmbH ihr Portfolio erweitert und bietet außerdem Lösungen für mehr Nachhaltigkeit mit dem Schwerpunkt auf Klimaneutralität und Sicherheit für eine erfolgreiche Digitalisierung.

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