Voraussichtlich im Juni 2023 wird das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft treten. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zur Ein­führung eines Whistleblowing-Systems. Dies soll Beschäftigte ermutigen, Missstände in Unternehmen und Behörden zu melden. Unternehmen müssten demnach die Anforderungen bis September (ab 250 Mitar­beitende) bzw. bis Dezember (ab 50 Mitarbeitende) umsetzen. Vorgeschrieben ist dann, dass über einen einzurichtenden internen Meldekanal Hinweise über mögliche Missstände oder Gesetzesverstöße, die das Unternehmen betreffen, entgegenge­nommen werden.

„Hinweise von Whistleblowern können dafür sorgen, dass Rechtsverstöße in Unterneh­men und Behörden aufgedeckt werden. Das darf jedoch keine Konsequenzen haben. Die Personen verdienen Schutz vor möglichen Benachteiligungen, die ihnen auf Grund ihrer Meldung drohen. Oft führen diese dazu, dass Menschen davor zurück­schrecken, im Ernstfall zu handeln. Das Hinweisgebersystem in Unternehmen hat daher die Ano­nymität der meldenden Person zu wahren, auch wenn diese bereit ist, ihre Identität preiszugeben“, sagt Ulrich Heun, Geschäftsführer bei CARMAO.

Auch Unternehmen profitieren von der neuen Regelung, denn mit dem Hinweisgeber­schutzgesetz können Missstände schneller aufgedeckt und Schwach­stellen behoben werden. Finanzielle Schäden und negative Schlagzeilen lassen sich so vermeiden. „Die Transparenz schreckt beispielsweise Betrügende ab und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmen. Damit es den gewünschten Effekt erzielt, muss das System zunächst erfolgreich eingeführt werden und der Umgang damit bekannt sein“, erklärt Ulrich Heun.

Meldungen sind vertraulich – betriebliche Richtlinie für HinWeiG sinnvoll

Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt, dass der vertrauliche Umgang mit den erhal­tenen Informationen – einschließlich der Identität – jederzeit einzuhalten ist. Dadurch werden sowohl die hinweisgebenden und die unterstützenden Personen vor möglichen Repressalien geschützt als auch diejenigen, die Inhalt der Meldung sind.

Meldungen im Rahmen der Whistleblower-Richtlinie müssen unabhängig und vertrau­lich behandelt werden. Nur die dafür zuständige Person darf darauf zugreifen. Bei der Verarbeitung müssen Informationen über die meldende und gemeldete Person berück­sichtigt werden. Die Meldung kann anonym oder persönlich in mündlicher oder text­licher Form erfolgen. Bei Nutzung einer IT-Lösung ist eine Datenschutz-Folgenab­schätzung erforderlich. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen eingerichtet werden, um die Informationen abzusichern.

Ulrich Heun erklärt: „Zur Sicherstellung, dass das Hinweisgebersystem im Unterneh­men ordnungsgemäß funktioniert, sollte eine eigene betriebliche Richtlinie erstellt wer­den. Diese kann in reiner Textform oder als Frequently Asked Questions umgesetzt werden. Sie sollte dokumentieren, welche Art von Meldungen von Mitarbeitenden ab­gesetzt werden können und welche Art der Meldung nicht über eine Meldestelle weiter­gegeben werden sollte, da sie beispielsweise über die Personalabteilung geklärt werden kann.“

Bei einer eingegangenen Meldung ist gemäß HinWeiG eine Antwortfrist von sieben Tagen einzuhalten. Innerhalb dieser Zeitspanne sollte mit einem Hinweis reagiert werden, dass die Meldung eingegangen ist und weitergegeben wurde. Bei einem Datenschutzvorfall oder einer Datenschutzverletzung gilt sogar die 72 Stunden-Frist. Diese müssen zeitnah gemeldet, bewertet und gegebenenfalls an die Aufsichtsbehörde weitergeleitet werden.

„Eine gut dokumentierte betriebliche Richtlinie ist essenziell, damit das Hinweis­gebersystem im Unternehmen effektiv genutzt wird. CARMAO unterstützt Unterneh­men bei der Einführung eines Whistleblowing-Managementsystems“, sagt Ulrich Heun.